E-posta istifçisi müdahale ve eğitim - (Değişim ortamı)


29

Kariyerim boyunca, eposta hoarders olan birkaç kullanıcıyla karşılaştım ...

Daha önce 100 MB kotaları ve temel bir Cyrus IMAP / Postfix çözümü olan kullanıcıların 100 kullanıcılı bir ortamı yönetiyorum. Bu, pek çok yerel olarak depolanan postaya ve bilgisayar arızası sonrasında veri saklama ve kaybedilen postalarla ilgili sorunlara neden oldu.

MailArchiva ile derhal Exchange 2010'a taşındım.(keşif / arşivleme için) ve bu kurulumda neredeyse bir yıl boyunca uğultu yapıyorlar. Gelen ve çıkan her şey uyumluluk amacıyla arşivlenir ve saklanır. Başlangıçta kullanıcı başına 3GB posta kutusu sınırlarını belirledim. Bir avuç kullanıcı, çalışma e-posta setleri için fazladan alana ihtiyaç duyuyordu ve haklı çıkarmayı başardı, bu yüzden bazı istisnalar yaptım. Bununla birlikte, Gelen Kutusu şu anda 14.000'i okunmamış 22.000 ürün olan özellikle kötü (ama önemli) bir kullanıcım var. Muhtemelen mesaj sayısı değil, e-postanın yapısı; çok sayıda rapor, açıklama ve büyük PDF ekleri. Bu aynı zamanda bir Blackberry kullanıcısı olduğu için konuya bağlı olarak postaları seçici olarak okuduklarından şüpheleniyorum. Kullanıcı 3GB limitini ilk defa vurdu ve posta kutusunu budamak istemiyor. Postaların akmasını sağlamak için silinmiş 3.000 öğesinin bakımını yaptım, Ancak, kullanıcıları e-postalarını nasıl organize edecekleri konusunda eğitmek konusunda kaybediyorum. Sıkı politikalar kurabilir ve hardalı olabilirim veya kullanıcıyla birlikte oturup postaları temizlemeye ve temizlemeye yardım edebilirim. Her iki durumda da, eğitime nasıl yardımcı olacağının gerçek sorununa değinmiyor.

Bu tür durumlarla nasıl başa çıkılacağına dair ipucu olan var mı? Bazı örnek kurallar istiyorum. Şirketinizde politika kullanıyorsanız, hangi tür politikalar insanların kontrol altında tutulmasına yardımcı olur?

İnsanların postaları farklı kullandıklarını biliyorum, ancak bu onları belirli bir örgütlenme biçimine zorlamakta zorlanıyor. En iyi örnek bile olmayabilirim ama neyin saklanacağını ve nelerin silineceğini de biliyorum.

Güncelleme - İlk savaş sona ermiştir; bu nedenle, kullanıcıyı makul bir budama ile Exchange posta kutusu sınırının altında tutabildim. Ancak, kullanıcının bilgisayarını yeniden yapılandırmaya gittim ve 6.500'den fazla alt klasöre sahip 17GB'lık bir yerel PST dosyası keşfettim! Kullanıcı mesajları bir dizi alt klasöre kopyalıyordu (taşımıyordu); bazen tek mesajlar kopyalanır / çoklu klasörlere dosyalanır. Dosya içindeki klasörlerin görüntülenme sırasını kontrol etmek için alt çizgiler (_) ve önekler (az) kullanıldı!Kullanıcı ayrıca, daha sonra yerel PST'nin alt klasörlerinden birine dosyalanacak bir Gelen Kutusu mesajının kaydedilmesi için giden e-postada kendilerini CC'liyordu. Bu, teknolojinin mutlak bir suistimali ve şirket verilerini organize etmenin korkunç bir yoludur. Şimdi bir şirket sorumluluğu olduğu için durumu ele almak için mal sahiplerine devrediyorum.


3
Ona daha fazla ödemesi gerektiğini söylemeyi düşündün mü? Depolama / yedekleme sisteminize yükseltme için para ödemesini isteyin. Eğer gerçek bir iş olarak 3GB + depolama alanına ihtiyaç duyuyorsa, o ihtiyacı karşılamanın maliyetini karşılayabileceği kesin gibi görünüyor. BTW 3GB bugünlerde çok küçük, birkaç ücretsiz web posta sağlayıcısından 7GB + alabilirsiniz.
Zoredache

3GB biraz dardır, ancak 1000 kullanıcı arasında 3 GB, yedeklenecek 3 TB posta anlamına gelir. Her zaman tradeofflarla - belki de hepsini bulutun içine
koymalıyım

3GB gerçekten bu kadar sıkı mı? Bu kullanıcılar çok daha azından geliyordu, bu yüzden iyi bir başlangıç ​​noktası olduğunu düşündüm. Posta kutularının% 85'i 2GB'ın altında.
ewwhite

@ voretaq7: Gerçekten de. Bulutu kullanmaya başlasaydık, bu sözleşmeyi ödemeyi durdurabilirdik, tüm bu parayı ...
Evan Anderson

3
Ofisimde benzer bir sorunum var. Birçok yüksek profilli satış elemanı, karışıklıklarını temizlemek için zaman ayırmak istemeyen insanlar. Benim durumumda, Exch 2010 kurtarmaya geldi. Kontrolden çıkan posta kutularına Çevrimiçi Arşiv seçeneğini ekledim ve 365 günlük eski postalarını çevrimiçi bir arşive taşıdım. Sunucuyu "temizlemiyor" olsa da, bu iletiler artık ayrı bir çok daha yavaş sunucuya (bilerek) yerleştirildiği için performansı kesinlikle artırıyor. Sadece düşünce için yemek.
MikeAWood

Yanıtlar:


11

Bu, saf bir yönetim sorunu olabilir, ancak benim deneyimlerime göre, bu tür kararlar sysadmin personeline hepsini sık sık gerekçelendirmek ve uygulamak için vermiştir. Bu nedenle, yönetimi burada bir sorun olduğu ve ciddiye alınması gerektiği ve yararlı olabilecek yönetim mekanizmalarını ortaya koyması gerektiği konusunda ikna etmek benim sistemim olarak benim işim .

Eski işverenlerimden birinde o zamanlar herhangi bir kota mekanizması bulunmayan bir GroupWise sistemi vardı (bu bir süre önceydi, GW bir süredir bunu kullanıyordu). Sonuçta biz bir eş baskı yöntemine başvurduk. Her ay, her departmandaki en büyük X $ değerindeki posta kutularının raporlarını yazdırır ve raporları ofis yöneticilerine gönderirdik. İki ay içinde, en büyük 5 posta kutusunun ilk 5 listesi çok daha küçük bir ortalama boyuta sahipti.

Bazı yöntemleri, yönetimi bu konuda dikkat etmesi için ikna etmek için yararlı buldum:

Posta depolama maliyetini tanımlayın

"Ancak Google bunu yapıyor" iletisini alıyorsanız, ne kadar posta maliyeti olduğunu gösteren elektronik tablolar oluşturmaya başlayın. Yöneticiler maliyeti anlar. Siz veya bir şeyleri satın aldığınız kişiler, sunucu donanımınızın, yazılımınızın, AV yazılımınızın ve diğer ilgili maliyetlerin maliyetini alır. Bundan posta depolama için MB başına bir dolar numarası atayabilirsiniz. Bu, 200 MB'lık bir posta kutusuna karşı 3 GB'lık bir posta kutusu için iyi bir dolar değeri vermenizi sağlar.

Bu arada, bu yüzden okulda cebir öğrendin.

Bu üç yoldan biriyle gidebilir:

  1. Posta depolama harcamalarını arttırırlar. Rakamları görüyorlar, yatırım yapmadıklarını fark ettiler ve “olması gereken” yere ulaşmak için para attılar.
  2. Bu maliyeti daha iyi kontrol edebilmek için posta büyümesi üzerinde aşağı yönlü baskı sağlamayı kabul ediyorlar.
  3. % * &! @ İt diyorlar! Buluta!

Posta sistemi yükseltme maliyetleri üretin

Yukarıdakiler, çılgın e-tablo becerilerinizin ötesindeyse, depolama tüketimi eğrinizi sürdürmek için yükseltme planları oluşturmak, en azından konuşmayı başlatmak için iyi bir yoldur. Yükseltmeler için bigbigmoney gördüklerinde, nedenini soracaklar. Ve sonra onlara söyleyeceksin. Bu maliyeti nasıl önleyebileceklerini sorduklarında, büyük posta kullanıcılarına aşağı doğru baskı yapmayı belirtin.


Yukarıdakilerin her ikisini de basit depolama satın alımlarını haklı çıkarmak için yaptım. Aynı teknikler, depolama / yedekleme altyapılarınızın üstünde oturan bütün bir uygulama yığınının olduğu e-posta için çalışır. Birim başına dolar (veya tercih edilen para birimi), maliyetleri ve fazla paraya düşme tehlikesini vurgulamak için mükemmel bir yöntemdir. Bazen çok önemli stratejik değişikliklere neden olabilir (ayrıca, bulutta! ). Bazen gevşek kaynakları mahvedebilir.

Politik olarak konuşursak, e-posta tüketimi için nasıl aşağı doğru baskı yapılacağına dair bazı önerilerde bulunmak iyi bir fikirdir. Ancak hepsi bu kadar, yönetimi gerçekten de uygulamak zorunda olan veya diğer yöneticileri bunu yapmaya ikna etmek zorunda olan önerileri.


24

Bizim çözümümüz acı veren bir çukurdu. Ortak kuruluşlarımızdan biri (k12 eğitimi) bir davadaki keşif talebi (FOIA) ile etkilendi. Tonlarca e-postayı sıralama ve gizli bitleri yeniden düzenleme maliyetleri, istekle eşleşebilecek ne kadar e-posta tasarrufu yapıldığından büyüktü (~ 100k). Avukatlarımız önerdi ve Başkomiserimiz, gelecekte bizim için bir talebin maliyetini sınırlayabilmemiz için sıkı bir saklama politikası uygulamaya koydu.

Varsayılan olarak tüm postalar 45 gün sonra temizlenir. Yasal nedenlerle saklanması gereken her şey, yönetilen bir klasöre taşınmalıdır . Uygulanan çeşitli saklama politikalarının uygulandığı birkaç farklı yönetilen klasör vardır.

Her neyse, benim açımdan, bu bir iş kararı olmalı, BT'nin depolamadan şikayet etmesinden değil. Gerçek maliyetleri netleştirmek için elinizden geleni yapın ve büyük bir posta kutusuna sahip olmanın potansiyel maliyetlerine dikkat edin. Ardından icra memuru masraflara dayalı bir karar vermek için.

İsteğe bağlı olarak atanmış bir kota kullanıcı için bir anlam ifade etmeyecektir.


5
Keşif giderinde brining yapmak için +1. Tek bir keşif olayla ilgili yukarı $ 10K küçük Müşteri harcama vardı ve oldu küçücük kapsamında. Kapsamı daha geniş olsaydı, bunun ne kadar acı verici ve pahalı olacağını hayal edebiliyorum.
Evan Anderson,

12

Bunun senin sorunun olmadığını düşünüyorum. Aklıma göre bu bir yöneticinin sorunu. Ben sanmıyorum Eğer bir hardass olması gerekiyor, ama birisi olması gerekiyor gibi geliyor.

Kullanıcının düzenlenmemiş e-posta depolama alanı şirketin parasına mal oluyor. Kullanıcının ofisindeki çöpü istiflemesine izin verilmeyecekti-- neden e-posta sunucusundaki çöp istiflemesi farklı olsun ki?

BT, performans ve yedekleme endişeleri nedeniyle veri depolama konusunda sınır koymalıdır. Bunlar gerçek, fiziksel, somut kaygılar. Umarım BT güvenliği, felaket kurtarma, e-posta saklama, kabul edilebilir kullanım vb. Konusundaki kurumsal politikalarınız bu tür endişeleri "diş" olarak verir.

Kullanıcıya kesinlikle "yardım" etmeyi düşerse, en azından, gelen mesajları "2010", "2011", "2012", vb. Daha sonra kullanıcı (veya siz) bir kerede bir yıl eski e-postaları budatabilirsiniz. Bu aynı zamanda Gelen Kutusu klasörünü daha küçük tutar.

Neredeyse tüm "BT hayatım" için müteahhitlik yaptım, bu yüzden böyle bir şeyin etrafındaki siyasi savaşlarla mücadele etmek zorunda kalmadım. Böyle bir sorunlu olan bir "C seviyesi" kullanıcısı (veya küçük bir işletmede sahibi veya sahibinin ailesi) olsaydı, muhtemelen kavga etmek yerine tereddüt ederdim. En azından bir iş davası açmaya çalışırdım, ama muhtemelen pes etmeyi de bırakmalıyım ve istifçileri operasyonel zorluklar doğurursa, kesinlikle bu iş vakasını "CYA" amaçları için yazılı olarak istiyorum.


Bu kesinlikle yönetimsel bir konudur. Sektörümün doğası gereği olabilir, ancak bu oldukça düz bir organizasyon. Bununla birlikte, kullanıcı yüksek profilli bir kullanıcıdır ve bir yöneticisi yoktur. Yedekleme performansı ve bu alanın sınırlı olduğu konusundaki puanlarınız kesinlikle geçerlidir.
ewwhite'de

1
Genelde durak CEO’nun ofisidir - Aslında 12G posta depolama alanı kullanan CEO’mla konuştum . Bunun ne kadar sürdüğünü ve sistemlerimiz üzerindeki pratik etkilerini açıkladığımda, sunucudan bazı şeyleri geçirmekten ve diğer yüksek hacimli kullanıcılarımızla da disk kullanımları hakkında konuşmaktan mutluydu.
voretaq7

Hiçbir kullanıcı çevrimiçi olarak sabit disk fiyatlarına bakabildiği zaman “sonlu alan” hakkında ciddi tartışmalara girmeyecek. Asgari ücrete sahip bir kişi bile, yıllık kullanımları 200 GB'tan azsa ve e-postaları silmek için yılda 1 saat (iş günü başına ~ 18 saniye) harcayacaklarsa, e-posta arşivlemesini göz ardı etmekten iyidir.
jva

1
@jva: İş vakasının kullanıcıya, sadece yönetime yapılması gerekmiyor. Ortalama bir kullanıcının, tüketici sabit disk sürücüsü fiyatlarının kurumsal depolama, yedekleme, DR ve uyumlulukla ilişkili maliyetlerle hiçbir ilgisi olmadığını anlamalarını beklemem.
Evan Anderson

10

Aynı sorunu yaşadık, şu anda kontrol altında, ama geri döneceğine eminim.

Her şeyden önce, sorunlu olan iletilerin sayısı nadiren görülür - ve sizin durumunuzda değil, 22.000 hiçbir şey değildir, posta kutum 200.000'den fazla iletiye çalışır - bu & ^% $ # ekleridir.

Eklerin dosyaları depolamanın korkunç bir yolu olduğunu düşünüyorum, ancak bazı meta verileri koruduğu için pek çok kişi var: Gönderilen veya alınan tarih ve bir dosyanın gönderildiği veya geldiği tarih). Ayrıca, insanlar sadece tembel - ekleri kaydetmek ve silmek için zaman alır.

Bizim durumumuzda eğitim önemliydi: daha büyük bir kotaya "ihtiyacı olan" insanların gizli maliyetleri anlamalarını sağladık (yedekleme süresi ve depolama ihtiyaçları, iyileşme süresi, yasal bir sorun varsa kabus vb.)

Sonra en büyük sorunun ekler olduğunu anladıklarından emin olduk (bu yüzden çevrimiçi olarak çok fazla e-posta tuttum - sıkı bir şekilde eklerimden kurtuldum, bu yüzden kendi posta kutumu işaret edip "20 kat daha fazla posta var posta kutumun boyutu 1/4 'ten küçüktür ") ve eklerle başa çıkmalarına yardımcı olacak bazı araçlar verdi.

Kullandığımız araçlar çoğunlukla daha fazla eğitim içeriyordu - örneğin mesajların boyuta göre nasıl sıralanacağı, eklerin nasıl kaydedileceği, bir kerede birden fazla ekin nasıl kaydedileceği, "meta-veri" isteniyorsa bir dosyaya bir e-postanın nasıl kaydedileceği ekleri silmek (ve bunları SİLİNDEN SONRA DEĞİŞTİRMEK İHTİYACI), dizin yapılarının kurulmasına yardımcı olmak, vb.

Tam olarak iki vakada (ve onlardan biri bendim), yardım için 3. taraf araçlarını kullanabildik. Mesajları ve / veya dosyaları kurtaracak araçlar var, EZDetach ve MessageSave kullanıyoruz , sorun yok ama birçok insan için yeterince kullanıcı dostu değil (adil olmak, baktığım ürünlerin hiçbiri çünkü bu fonksiyon genel kullanıcılar için yeterince kolaydı. Bir kullanıcı için, yazılımı kullanmayı öğrendiler ve tüm eklerini bir kerede çıkarmak ve silmek için ayda bir kez çalıştırma fikrini sevdiler. Kullanmaya çalıştığımız herkes için çok karmaşık buldular, bu yüzden temel Outlook eğitimi aldık.

Bizim durumumuzda çalıştı, çünkü Başkan büyük kullanıcılardan biriydi ve EZDetach’ı seven üst düzey bir yöneticiydi. İnsanlara "hayır, hiç kimse daha fazla e-posta kotası alamaz, bu teknikler büyük kurtlar için işe yararsa, sizin için çalışacaklar!"


Tüm eğitimlerden dolayı sadece daha fazla donanım satın almak ile verim kaybı arasındaki maliyet karşılaştırması neydi?
jva

3
@jva - Donanım kendisini kurmaz, yönetmez, yedeklemez veya bakımını yapmaz: Çözüm "Yalnızca donanımı at ve kullanıcıların istediklerini elde etmelerine izin ver" olduğunda bu BT işlemlerinin maliyeti nedir? Bu zihniyet de yazılıma kanıyorsa maliyetler nelerdir?
voretaq7

2
@jva - Alan mevcut, ancak burada önemli olan politika. Üzerine donanım atma, lisans ve ilgili diğer maliyetleri vardır. Kuruluşun en üst seviyelerinde katılım, aynı zamanda kullanışlıdır ...
ancak beyaza göre

8

Çalışanların bildiği resmi bir politikanız olduğu anlaşılıyor: Özel durum muafiyeti için geçerli bir neden olmadan 3GB depolama sınırı var. "Postamı okumuyorum" (IMHO) geçerli bir neden değil.
Kullanıcı yöneticisinin, kullanıcının şirket genelindeki BT politikasına uymayı reddettiği konusunda bilgilendirilmesi gerekir ve politikanın neden anlamlı olduğu konusunda C Seviyesi ofislerine bir iş davası hazırlamaya hazır olmanız gerekir. (Herkesin bir gmail hesabına sahip olduğu günlerde asıl hakaret maliyet olacaktır).
Eğer bu kişi gerçekten ekstra alana ihtiyaç duyuyorsa, kota çarpması için size yazılı bir gerekçe gösterebilmeli.


Bunun ötesinde, 3GB eşiğine yakın olan kullanıcı (lar) a, kağıdın azalmaması durumunda posta almayı durduracaklarını ayrıntılarıyla anlatan yöneticilere / yöneticilere bir CYA Notu (kağıt üzerinde, bir kopyasını saklayın) göndermelisiniz. kullanımı ya da daha fazla alana ihtiyaç duymaları için geçerli bir sebep sunmaları. Bu kişiye yardım etmek için bir kez yolunuzdan çoktan çıktınız, bu nedenle bu noktada yazılı bir bildirimden sonra harekete geçmek kendi sorumluluğundadır (temizleme veya kota artışı), aksi takdirde posta sıçraması onların suçu olur.
Dışkı fana çarptığında yüzün dolmaması için elinizden gelen her şeyi yapmak istiyorsunuz, çünkü bu kişinin postası zıplıyor.


1
Zow. Dışkı dolu bir yüzden kaçınmak için hemen hemen her şeyi yaparım. Ne bir resim ...> smile <
Evan Anderson

Bu Exchange, bu yüzden 3GB'deki ilk alarm ile postanın reddedildiği adım arasında 200 MB'lik bir tampon ayarladım. Çoğu kişi, sınırı attığını ve postaları kendi başlarına sildiğini görüyor. Diğerleri “ne yapmalıyım?” Diye sorabilirler ve daha aklı başında olmalarına yardımcı olurum.
ewwhite'de

@beyaz ve sonra zinde olan, ayaklarını damgalayan, yönetici ekibinden yazılı bir uyarı alan, sızlanmaya devam eden ve bir ders öğrenene kadar postalarını geri alan kullanıcılar var. (Tamam, belki biraz BOFH-ish, ama tampon bölgede çok uzun süre kalırlarsa CYA notunu yazmanızın nedeni budur). Yanıp sönmenin (iyi bir sebep olmadan) tehlikeli bir emsal teşkil ettiğini unutmayın: Ya herkes için politika değiştirmeli ya da bu kullanıcı için
zorla bastırmayı

6

Bildiğiniz gibi, bu gerçekten teknik bir problem değil, yönetsel bir problemdir.

Bu kullanıcının yöneticisi ile konuşurdum. Durumu açıklamak. Disk alanının sınırlı bir kaynak olduğunu açıklayın. Bu çalışanla gerçekten konuşması gerektiğini ve e-posta yönetimi, arşivleme ve silme için daha fazla zaman ayırmaları gerektiğini onlara bildirmeleri gerektiğini açıklayın. Yönetici bunu yapmaya istekli değilse, ona [burada büyük C-seviyeli icra ekle] 'ye gitmesi gerektiğini ve çalışanının neden diğerleri gibi postalarını yönetmek için rahatsız edilemeyecekleri kadar önemli olduğunu açıklayın. ve [C-seviyesi exec] bu kullanıcının ihtiyaçlarını desteklemek için ek disk ve yedekleme alanı satın almayı onaylaması gerekecek.


3

Postalarını düzenleyemeyen insanlar posta aramazlar. Onları özlemiyorlar bile. Gelen kutusundaki 22.000 postanın bu yıldan olmadığını sanıyorum. Bu yüzden, postaları her sene ayrı alt klasörlere taşırdım. Bu bile bir klasör için çok fazlaysa, her ay için bir alt klasör ekleyin.

Ne gönderdiğim umrumda olmadığından "gönderilen" klasörümü bu şekilde düzenlerim. Bir gelen kutusu postasına belirli bir cevap aramak istersem, o zaman bu tarihe kadar inerim. Sadece gelen postalarımı düzenlerim.

E-postalar ve belgeler hakkındaki mesele, onları ayrı bir medya üzerine hiyerarşik bir yapıya sokmanın kötü bir fikir olmasıdır. Mükemmel bir dünyada, her ikisi de "kutulara" konulur, etiketlenir, etiketlenir ve kutular ile kutu içeriği arasında bağlantı kurulur. Bu kutulara bir de notlar, telefon notları, telefon görüşmeleri, fakslar, ...


1

Tüm (veya en azından, en fazla) e-postayı korumanın hayati önem taşıdığı sayısız geçerli durum vardır - sahip olduğum işlerin çoğu böyle olmuştur: farklı müşterilerle ilgili tüm e-postalar, ne zaman yapıldığı, durum raporları vb.

Ve bahse girerim kullanıcılarınız "ama Google’a 7GB verir ..." gibi bir şey söyleyeceklerdir, eğer 3G’de zor bir sınır olduğunu söylerseniz.


Kişisel, anekdot, deneyimden bugüne kadarki en iyi kurulum ilk üniversitemdi: 1999'da e-postamızı, kişisel dosyalarımızı, ödevlerimizi ve kişisel web sayfalarını barındıran ağ kotaları verildi. Tamamen her bir kullanıcıya neyin yüzde yüzünün kullanıldığı belirlendi.

Sitemizi kullandığınızda şunları okuyup anladığınızı kabul etmiş olursunuz: Çerez Politikası ve Gizlilik Politikası.
Licensed under cc by-sa 3.0 with attribution required.