E-posta istifçisi müdahale ve eğitim - (Değişim ortamı)

Kariyerim boyunca, eposta hoarders olan birkaç kullanıcıyla karşılaştım ...

Daha önce 100 MB kotaları ve temel bir Cyrus IMAP / Postfix çözümü olan kullanıcıların 100 kullanıcılı bir ortamı yönetiyorum. Bu, pek çok yerel olarak depolanan postaya ve bilgisayar arızası sonrasında veri saklama ve kaybedilen postalarla ilgili sorunlara neden oldu.

MailArchiva ile derhal Exchange 2010'a taşındım.(keşif / arşivleme için) ve bu kurulumda neredeyse bir yıl boyunca uğultu yapıyorlar. Gelen ve çıkan her şey uyumluluk amacıyla arşivlenir ve saklanır. Başlangıçta kullanıcı başına 3GB posta kutusu sınırlarını belirledim. Bir avuç kullanıcı, çalışma e-posta setleri için fazladan alana ihtiyaç duyuyordu ve haklı çıkarmayı başardı, bu yüzden bazı istisnalar yaptım. Bununla birlikte, Gelen Kutusu şu anda 14.000'i okunmamış 22.000 ürün olan özellikle kötü (ama önemli) bir kullanıcım var. Muhtemelen mesaj sayısı değil, e-postanın yapısı; çok sayıda rapor, açıklama ve büyük PDF ekleri. Bu aynı zamanda bir Blackberry kullanıcısı olduğu için konuya bağlı olarak postaları seçici olarak okuduklarından şüpheleniyorum. Kullanıcı 3GB limitini ilk defa vurdu ve posta kutusunu budamak istemiyor. Postaların akmasını sağlamak için silinmiş 3.000 öğesinin bakımını yaptım, Ancak, kullanıcıları e-postalarını nasıl organize edecekleri konusunda eğitmek konusunda kaybediyorum. Sıkı politikalar kurabilir ve hardalı olabilirim veya kullanıcıyla birlikte oturup postaları temizlemeye ve temizlemeye yardım edebilirim. Her iki durumda da, eğitime nasıl yardımcı olacağının gerçek sorununa değinmiyor.

Bu tür durumlarla nasıl başa çıkılacağına dair ipucu olan var mı? Bazı örnek kurallar istiyorum. Şirketinizde politika kullanıyorsanız, hangi tür politikalar insanların kontrol altında tutulmasına yardımcı olur?

İnsanların postaları farklı kullandıklarını biliyorum, ancak bu onları belirli bir örgütlenme biçimine zorlamakta zorlanıyor. En iyi örnek bile olmayabilirim ama neyin saklanacağını ve nelerin silineceğini de biliyorum.

Güncelleme - İlk savaş sona ermiştir; bu nedenle, kullanıcıyı makul bir budama ile Exchange posta kutusu sınırının altında tutabildim. Ancak, kullanıcının bilgisayarını yeniden yapılandırmaya gittim ve 6.500'den fazla alt klasöre sahip 17GB'lık bir yerel PST dosyası keşfettim! Kullanıcı mesajları bir dizi alt klasöre kopyalıyordu (taşımıyordu); bazen tek mesajlar kopyalanır / çoklu klasörlere dosyalanır. Dosya içindeki klasörlerin görüntülenme sırasını kontrol etmek için alt çizgiler (_) ve önekler (az) kullanıldı!Kullanıcı ayrıca, daha sonra yerel PST'nin alt klasörlerinden birine dosyalanacak bir Gelen Kutusu mesajının kaydedilmesi için giden e-postada kendilerini CC'liyordu. Bu, teknolojinin mutlak bir suistimali ve şirket verilerini organize etmenin korkunç bir yoludur. Şimdi bir şirket sorumluluğu olduğu için durumu ele almak için mal sahiplerine devrediyorum.

Bu, saf bir yönetim sorunu olabilir, ancak benim deneyimlerime göre, bu tür kararlar sysadmin personeline hepsini sık sık gerekçelendirmek ve uygulamak için vermiştir. Bu nedenle, yönetimi burada bir sorun olduğu ve ciddiye alınması gerektiği ve yararlı olabilecek yönetim mekanizmalarını ortaya koyması gerektiği konusunda ikna etmek benim sistemim olarak benim işim .

Eski işverenlerimden birinde o zamanlar herhangi bir kota mekanizması bulunmayan bir GroupWise sistemi vardı (bu bir süre önceydi, GW bir süredir bunu kullanıyordu). Sonuçta biz bir eş baskı yöntemine başvurduk. Her ay, her departmandaki en büyük X $ değerindeki posta kutularının raporlarını yazdırır ve raporları ofis yöneticilerine gönderirdik. İki ay içinde, en büyük 5 posta kutusunun ilk 5 listesi çok daha küçük bir ortalama boyuta sahipti.

Bazı yöntemleri, yönetimi bu konuda dikkat etmesi için ikna etmek için yararlı buldum:

Posta depolama maliyetini tanımlayın

"Ancak Google bunu yapıyor" iletisini alıyorsanız, ne kadar posta maliyeti olduğunu gösteren elektronik tablolar oluşturmaya başlayın. Yöneticiler maliyeti anlar. Siz veya bir şeyleri satın aldığınız kişiler, sunucu donanımınızın, yazılımınızın, AV yazılımınızın ve diğer ilgili maliyetlerin maliyetini alır. Bundan posta depolama için MB başına bir dolar numarası atayabilirsiniz. Bu, 200 MB'lık bir posta kutusuna karşı 3 GB'lık bir posta kutusu için iyi bir dolar değeri vermenizi sağlar.

Bu arada, bu yüzden okulda cebir öğrendin.

Bu üç yoldan biriyle gidebilir:

1. Posta depolama harcamalarını arttırırlar. Rakamları görüyorlar, yatırım yapmadıklarını fark ettiler ve “olması gereken” yere ulaşmak için para attılar.
2. Bu maliyeti daha iyi kontrol edebilmek için posta büyümesi üzerinde aşağı yönlü baskı sağlamayı kabul ediyorlar.
3. % * &! @ İt diyorlar! Buluta!

Posta sistemi yükseltme maliyetleri üretin

Yukarıdakiler, çılgın e-tablo becerilerinizin ötesindeyse, depolama tüketimi eğrinizi sürdürmek için yükseltme planları oluşturmak, en azından konuşmayı başlatmak için iyi bir yoldur. Yükseltmeler için bigbigmoney gördüklerinde, nedenini soracaklar. Ve sonra onlara söyleyeceksin. Bu maliyeti nasıl önleyebileceklerini sorduklarında, büyük posta kullanıcılarına aşağı doğru baskı yapmayı belirtin.

Yukarıdakilerin her ikisini de basit depolama satın alımlarını haklı çıkarmak için yaptım. Aynı teknikler, depolama / yedekleme altyapılarınızın üstünde oturan bütün bir uygulama yığınının olduğu e-posta için çalışır. Birim başına dolar (veya tercih edilen para birimi), maliyetleri ve fazla paraya düşme tehlikesini vurgulamak için mükemmel bir yöntemdir. Bazen çok önemli stratejik değişikliklere neden olabilir (ayrıca, bulutta! ). Bazen gevşek kaynakları mahvedebilir.

Politik olarak konuşursak, e-posta tüketimi için nasıl aşağı doğru baskı yapılacağına dair bazı önerilerde bulunmak iyi bir fikirdir. Ancak hepsi bu kadar, yönetimi gerçekten de uygulamak zorunda olan veya diğer yöneticileri bunu yapmaya ikna etmek zorunda olan önerileri.

Bizim çözümümüz acı veren bir çukurdu. Ortak kuruluşlarımızdan biri (k12 eğitimi) bir davadaki keşif talebi (FOIA) ile etkilendi. Tonlarca e-postayı sıralama ve gizli bitleri yeniden düzenleme maliyetleri, istekle eşleşebilecek ne kadar e-posta tasarrufu yapıldığından büyüktü (~ 100k). Avukatlarımız önerdi ve Başkomiserimiz, gelecekte bizim için bir talebin maliyetini sınırlayabilmemiz için sıkı bir saklama politikası uygulamaya koydu.

Varsayılan olarak tüm postalar 45 gün sonra temizlenir. Yasal nedenlerle saklanması gereken her şey, yönetilen bir klasöre taşınmalıdır . Uygulanan çeşitli saklama politikalarının uygulandığı birkaç farklı yönetilen klasör vardır.

Her neyse, benim açımdan, bu bir iş kararı olmalı, BT'nin depolamadan şikayet etmesinden değil. Gerçek maliyetleri netleştirmek için elinizden geleni yapın ve büyük bir posta kutusuna sahip olmanın potansiyel maliyetlerine dikkat edin. Ardından icra memuru masraflara dayalı bir karar vermek için.

İsteğe bağlı olarak atanmış bir kota kullanıcı için bir anlam ifade etmeyecektir.

Bunun senin sorunun olmadığını düşünüyorum. Aklıma göre bu bir yöneticinin sorunu. Ben sanmıyorum Eğer bir hardass olması gerekiyor, ama birisi olması gerekiyor gibi geliyor.

Kullanıcının düzenlenmemiş e-posta depolama alanı şirketin parasına mal oluyor. Kullanıcının ofisindeki çöpü istiflemesine izin verilmeyecekti-- neden e-posta sunucusundaki çöp istiflemesi farklı olsun ki?

BT, performans ve yedekleme endişeleri nedeniyle veri depolama konusunda sınır koymalıdır. Bunlar gerçek, fiziksel, somut kaygılar. Umarım BT güvenliği, felaket kurtarma, e-posta saklama, kabul edilebilir kullanım vb. Konusundaki kurumsal politikalarınız bu tür endişeleri "diş" olarak verir.

Kullanıcıya kesinlikle "yardım" etmeyi düşerse, en azından, gelen mesajları "2010", "2011", "2012", vb. Daha sonra kullanıcı (veya siz) bir kerede bir yıl eski e-postaları budatabilirsiniz. Bu aynı zamanda Gelen Kutusu klasörünü daha küçük tutar.

Neredeyse tüm "BT hayatım" için müteahhitlik yaptım, bu yüzden böyle bir şeyin etrafındaki siyasi savaşlarla mücadele etmek zorunda kalmadım. Böyle bir sorunlu olan bir "C seviyesi" kullanıcısı (veya küçük bir işletmede sahibi veya sahibinin ailesi) olsaydı, muhtemelen kavga etmek yerine tereddüt ederdim. En azından bir iş davası açmaya çalışırdım, ama muhtemelen pes etmeyi de bırakmalıyım ve istifçileri operasyonel zorluklar doğurursa, kesinlikle bu iş vakasını "CYA" amaçları için yazılı olarak istiyorum.

Aynı sorunu yaşadık, şu anda kontrol altında, ama geri döneceğine eminim.

Her şeyden önce, sorunlu olan iletilerin sayısı nadiren görülür - ve sizin durumunuzda değil, 22.000 hiçbir şey değildir, posta kutum 200.000'den fazla iletiye çalışır - bu & ^% $ # ekleridir.

Eklerin dosyaları depolamanın korkunç bir yolu olduğunu düşünüyorum, ancak bazı meta verileri koruduğu için pek çok kişi var: Gönderilen veya alınan tarih ve bir dosyanın gönderildiği veya geldiği tarih). Ayrıca, insanlar sadece tembel - ekleri kaydetmek ve silmek için zaman alır.

Bizim durumumuzda eğitim önemliydi: daha büyük bir kotaya "ihtiyacı olan" insanların gizli maliyetleri anlamalarını sağladık (yedekleme süresi ve depolama ihtiyaçları, iyileşme süresi, yasal bir sorun varsa kabus vb.)

Sonra en büyük sorunun ekler olduğunu anladıklarından emin olduk (bu yüzden çevrimiçi olarak çok fazla e-posta tuttum - sıkı bir şekilde eklerimden kurtuldum, bu yüzden kendi posta kutumu işaret edip "20 kat daha fazla posta var posta kutumun boyutu 1/4 'ten küçüktür ") ve eklerle başa çıkmalarına yardımcı olacak bazı araçlar verdi.

Kullandığımız araçlar çoğunlukla daha fazla eğitim içeriyordu - örneğin mesajların boyuta göre nasıl sıralanacağı, eklerin nasıl kaydedileceği, bir kerede birden fazla ekin nasıl kaydedileceği, "meta-veri" isteniyorsa bir dosyaya bir e-postanın nasıl kaydedileceği ekleri silmek (ve bunları SİLİNDEN SONRA DEĞİŞTİRMEK İHTİYACI), dizin yapılarının kurulmasına yardımcı olmak, vb.

Tam olarak iki vakada (ve onlardan biri bendim), yardım için 3. taraf araçlarını kullanabildik. Mesajları ve / veya dosyaları kurtaracak araçlar var, EZDetach ve MessageSave kullanıyoruz , sorun yok ama birçok insan için yeterince kullanıcı dostu değil (adil olmak, baktığım ürünlerin hiçbiri çünkü bu fonksiyon genel kullanıcılar için yeterince kolaydı. Bir kullanıcı için, yazılımı kullanmayı öğrendiler ve tüm eklerini bir kerede çıkarmak ve silmek için ayda bir kez çalıştırma fikrini sevdiler. Kullanmaya çalıştığımız herkes için çok karmaşık buldular, bu yüzden temel Outlook eğitimi aldık.

Bizim durumumuzda çalıştı, çünkü Başkan büyük kullanıcılardan biriydi ve EZDetach’ı seven üst düzey bir yöneticiydi. İnsanlara "hayır, hiç kimse daha fazla e-posta kotası alamaz, bu teknikler büyük kurtlar için işe yararsa, sizin için çalışacaklar!"

Çalışanların bildiği resmi bir politikanız olduğu anlaşılıyor: Özel durum muafiyeti için geçerli bir neden olmadan 3GB depolama sınırı var. "Postamı okumuyorum" (IMHO) geçerli bir neden değil.
Kullanıcı yöneticisinin, kullanıcının şirket genelindeki BT politikasına uymayı reddettiği konusunda bilgilendirilmesi gerekir ve politikanın neden anlamlı olduğu konusunda C Seviyesi ofislerine bir iş davası hazırlamaya hazır olmanız gerekir. (Herkesin bir gmail hesabına sahip olduğu günlerde asıl hakaret maliyet olacaktır).
Eğer bu kişi gerçekten ekstra alana ihtiyaç duyuyorsa, kota çarpması için size yazılı bir gerekçe gösterebilmeli.

Bunun ötesinde, 3GB eşiğine yakın olan kullanıcı (lar) a, kağıdın azalmaması durumunda posta almayı durduracaklarını ayrıntılarıyla anlatan yöneticilere / yöneticilere bir CYA Notu (kağıt üzerinde, bir kopyasını saklayın) göndermelisiniz. kullanımı ya da daha fazla alana ihtiyaç duymaları için geçerli bir sebep sunmaları. Bu kişiye yardım etmek için bir kez yolunuzdan çoktan çıktınız, bu nedenle bu noktada yazılı bir bildirimden sonra harekete geçmek kendi sorumluluğundadır (temizleme veya kota artışı), aksi takdirde posta sıçraması onların suçu olur.
Dışkı fana çarptığında yüzün dolmaması için elinizden gelen her şeyi yapmak istiyorsunuz, çünkü bu kişinin postası zıplıyor.

Bildiğiniz gibi, bu gerçekten teknik bir problem değil, yönetsel bir problemdir.

Bu kullanıcının yöneticisi ile konuşurdum. Durumu açıklamak. Disk alanının sınırlı bir kaynak olduğunu açıklayın. Bu çalışanla gerçekten konuşması gerektiğini ve e-posta yönetimi, arşivleme ve silme için daha fazla zaman ayırmaları gerektiğini onlara bildirmeleri gerektiğini açıklayın. Yönetici bunu yapmaya istekli değilse, ona [burada büyük C-seviyeli icra ekle] 'ye gitmesi gerektiğini ve çalışanının neden diğerleri gibi postalarını yönetmek için rahatsız edilemeyecekleri kadar önemli olduğunu açıklayın. ve [C-seviyesi exec] bu kullanıcının ihtiyaçlarını desteklemek için ek disk ve yedekleme alanı satın almayı onaylaması gerekecek.

Postalarını düzenleyemeyen insanlar posta aramazlar. Onları özlemiyorlar bile. Gelen kutusundaki 22.000 postanın bu yıldan olmadığını sanıyorum. Bu yüzden, postaları her sene ayrı alt klasörlere taşırdım. Bu bile bir klasör için çok fazlaysa, her ay için bir alt klasör ekleyin.

Ne gönderdiğim umrumda olmadığından "gönderilen" klasörümü bu şekilde düzenlerim. Bir gelen kutusu postasına belirli bir cevap aramak istersem, o zaman bu tarihe kadar inerim. Sadece gelen postalarımı düzenlerim.

E-postalar ve belgeler hakkındaki mesele, onları ayrı bir medya üzerine hiyerarşik bir yapıya sokmanın kötü bir fikir olmasıdır. Mükemmel bir dünyada, her ikisi de "kutulara" konulur, etiketlenir, etiketlenir ve kutular ile kutu içeriği arasında bağlantı kurulur. Bu kutulara bir de notlar, telefon notları, telefon görüşmeleri, fakslar, ...

Tüm (veya en azından, en fazla) e-postayı korumanın hayati önem taşıdığı sayısız geçerli durum vardır - sahip olduğum işlerin çoğu böyle olmuştur: farklı müşterilerle ilgili tüm e-postalar, ne zaman yapıldığı, durum raporları vb.

Ve bahse girerim kullanıcılarınız "ama Google’a 7GB verir ..." gibi bir şey söyleyeceklerdir, eğer 3G’de zor bir sınır olduğunu söylerseniz.

Kişisel, anekdot, deneyimden bugüne kadarki en iyi kurulum ilk üniversitemdi: 1999'da e-postamızı, kişisel dosyalarımızı, ödevlerimizi ve kişisel web sayfalarını barındıran ağ kotaları verildi. Tamamen her bir kullanıcıya neyin yüzde yüzünün kullanıldığı belirlendi.