E-postaları nasıl kısa ama eksiksiz tutuyorsunuz? [kapalı]

Ben yazmayı ve açıklamayı seven garip bir geliştiriciyim - e-postalar, özellikler, adını siz koyun. İnsanların işleri derinden anlamalarına yardımcı olmaktan zevk alıyorum. Grupların% 25'inin 30 veya 40 e-posta, telefon görüşmesi ve toplantıdan geçtiği masa tenisi iletişiminden nefret ediyorum, çünkü grubun% 25'i, yazarın konumlarını yalnızca yarı açıkladığı veya aceleyle yanlış yazdığı önceki kesik çizgili e-postayı yanlış anlamıştı. Kritik bir kelime ya da negatif ya da iki tane bıraktı.

Bu özellik dokümantasyon için harika, ancak e-postalarım uzun, bu yüzden insanlar bunları okumuyor. Kullandığım birkaç strateji, insanları e-posta olarak dokümantasyon olarak görmeye teşvik etmek için uzun e-postaları ekli Word belgeleri olarak biçimlendirmek (bazen şaşırtıcı derecede iyi çalışıyor) veya ücretsiz paragraflar yerine daha fazla madde işareti kullanmaya çalışmaktır. Bu stratejiler okuyucuyu artırır, ancak içerik hala uzundur.

Elbette, karmaşık teknik konuların çok fazla açıklama ve açıklama gerektirdiğini bağırmak ve çığlık atmak istiyorum, ancak bu kimseye yardımcı olmuyor. Açıkçası yapılabilecek ödünleşmeler var, ancak net olmayan veya daha sonra bir milyon soru, yanlış anlama veya ek "şartlar ve koşullar" ile sonuçlanacak ifadeler yapmakta zorlanıyorum.

İletişiminizi nasıl kısa ama eksiksiz tutuyorsunuz?

Yönetici Özeti:

Önemli gerçekleri en üste koyun, sonra aşağı doğru genişletin.

Detaylar:

Kitlenin yarısını kaybedeceğinden korktuğum uzun bir teknik e-postam olduğunda, en üste kısa, doğru bir "yönetici özeti" koymak için çaba harcıyorum ve aşağıdaki tüm teknik ayrıntıları dahil ediyorum. Kalın veya alt çizginin seçici kullanımı da yardımcı olur.

İletişim kurmaya çalıştığınız şeye odaklanın. Does her kelime yardıma kullandım ise mesajınızı?

Sıfatlardan kaçınmaya çalışın . Sıralamaktan veya aşırı açıklamaktan kaçının. Mümkün olan en kısa ifadeyi kullanın - daha basit bir seçeneğin bulunduğu uzun kelimeler ve karmaşık ifadeler kullanarak etkileyici sesler çıkarmaya çalışmayın. Masturbasyon yapmak kelimeler kaçının.

Stephen King tarafından yazılan ' On Writing ' yazısını okuyun .

Daha az kelime kullanıyorum, bu işi oldukça iyi yapıyor gibi görünüyor.

cidden, tho ...

Dosyayı NASIL yüklediğinizi ve bunu yaparken hata olup olmadığını kontrol etmek yerine yalnızca ilgili olan şeyleri açıklamayı deneyin, örneğin "bir dosya yükle".

• Mümkün olan her yerde, açıklamanın tamamını e-postaya eklemek yerine, uzun bir açıklama gerektiğinde mevcut bir referansa bağlantı verin.
• Alıcının bilgilerle ne yapmak istediğini düşünün ve onlara tam olarak bunu yapacak kadar verin. Bilgisayar korsanlarının birçoğu, görevlerini elden halletmek için ihtiyaç duyduklarından fazlasını bilmek istemezler ve daha fazlasına ihtiyaç duyan herkes size sorar.
• Genel bir kural olarak, bilgisayar korsanları ile uğraşırken, yazdırılan bir sayfanın (600 veya daha fazla kelime) uzunluğundaki herhangi bir e-posta çok uzun. Ya söz konusu sözleri kısın ya da çoğunu başvurabileceğiniz bir bağlantıya ya da ekleyebileceğiniz bir belgeye gagalayın. Örneğin, 2.000 kelimelik dokümantasyon, e-postadan bağlandığınız veya e-postaya eklediğiniz bir kılavuz olmalıdır. Bu, dokümantasyonun güncellenmesini ve revizyon kontrolünün altında tutulmasını kolaylaştırır!

Strunk & White'ın Stil Unsurlarını Okuyun

Şunu söylüyorum: "Güçlü yazı özlüdür. Bir cümle gereksiz kelimeler içermemeli, bir paragraf gereksiz cümleler içermemelidir, aynı nedenden dolayı bir çizimde gereksiz çizgiler olmamalı ve bir makine gereksiz parçalar olmamalıdır. Bu, yazarın hepsini yapmasını gerektirmez cümleleri kısa, ya da tüm detaylardan kaçınıp konularına sadece ana hatlarıyla davranması, ama her kelimenin söylediği gibi. "

En sevdiğim çizgi, "Gereksiz kelimeleri atla."

Kısa bir mesaj yazın ve insanların ayrıntı isteyebileceğini düşündüğünüz şeyler için Wikipedia, eHow veya hatta kendi yazdığınız sayfalardan harici Wiki sayfalarına hiper bağlantılar sağlayın.