Toplantılarda zor veya beklenmedik teknik soruları ele alma [kapalı]

Üzerinde çalıştığım projeye bağlı olarak, müşteri şirketlerindeki hem iç paydaşlarla hem de teknik yönetim ile daha fazla toplantıya katılmam gerekebilir.

Bu toplantılar sırasında, kaçınılmaz olarak aşağıdakilerden birini ortaya çıkaran birkaç soru olacaktır:

• Cevabınız yok.
• Bir sebepten ötürü düşünmediniz.
• Geçerli toplantının alakasız veya tamamen kapsamı dışında olduğunu kabul edersiniz.

Her durumda, bu soruları nasıl cevaplıyorsunuz? Dürüst kalarak yetkili kalmaya ilişkin herhangi bir ipucu veya püf noktası var mı?

a) Bunun cevabının ne olduğunu projenin o alanından sorumlu kişiden öğreneceğim ve önümüzdeki iki gün içinde size geri döneceğim

b) Bu iyi bir nokta, yükselttiğiniz için teşekkür ederim. Bu yönü düşünmedim ama önümüzdeki iki gün içinde size geri döneceğim

c) Proje hakkındaki anlayışımla uyuşmadığı için bu konuda gerçekten ne demek istiyorsun.

Elbette, sadece örnekler ama bunların arkasındaki anlamı okursanız, beklentilerini yönetmek ve onları sürecin bir parçası haline getirmekle ilgilidir. Ayrıca iddialı olarak da bilinir.

Üç tür sorudan bahsettiniz:

a) Cevabını bilmiyorsunuz: Onlara cevabı bilmediğimi söyleyin, fakat cevabı öğreneceksiniz. Sonra sorularını / endişelerini not edin ve hızlıca geri dönün.

b) Bir nedenden dolayı düşünmediniz: Onlara ilginç bir fikir olduğunu söyleyin. Sonra hızlı bir şekilde yazın ve takip edin.

c) mevcut toplantının ilgisiz veya tamamen kapsamı dışında olduğunu düşündüğünüzde: Bu cevap daha karmaşıktır. Tüm projeyle ilgisi yoksa, onlara ilgili olmadığını nazikçe anlatmaya çalışın. Ancak bunu dikkatli bir şekilde yapın çünkü neden büyüttüklerini bilmiyorsunuz. Proje ile ilgili ancak toplantı ile ilgili değilse; Onlara doğru kişiye ileteceğinizi söyleyin. Sonra yazın ve hemen takip edin.

Projede deneyim kazandıkça, utanç sorunları giderilecektir. İşte daha fazla deneyim kazandıkça, bu tür soruları ele alma konusunda daha iyi olacaksınız.

Bu, ne kadar deneyimli veya hazır olursa olsun, zaman zaman herkesin başına gelir. Dürüstlük bu durumlarda en iyi politikadır, yani cevapların olmadığını kabul etmek demektir. Uzun vadede yolunuza blöf yapmaya çalıştığınızdan çok daha güvenilir olacaksınız.

Özel sorular:

(a) Cevabı bilmiyorsanız, sadece omuzlarınızı silkmek yerine, önemli olan şey, insanların ne sorduklarını anladığınızı ve uzaklaşıp öğrenebilmenizi sağlamaktır. Ağır kaldırma gerektiriyorsa, bir zaman çizelgesi ve işle ilgili bir fikir vermek isteyebilirsiniz.

(b) Bu konuda bir fikriniz olmadıysa, yine sorun değil. Yukarıdaki ile aynı, sadece onlara bildirin ve onlara geri dönün.

(c) Soruların alakasız olduğunu düşünüyorsanız, genellikle durumun neden böyle olduğu konusunda taktiksel olarak konuşmalısınız; bunun alakasız olduğunu fark etmemiş olmaları oldukça olasıdır. Profesyonellerle çalışıyorsanız, kanıt / muhakeme sağlarsanız bunun önemsiz olduğunu kabul ederler ve onlarla kontrol ederek, sonuçta alakalı olduğunu keşfedebilirsiniz.

Yukarıdaki öneriler kesinlikle harika ve çoğu bağlamda iyi çalışıyor. Diğer yanıtlayanların belirttiği gibi, bunun gerçekleşmesi gerekir - özellikle akıllı insanlara fikirler sunuyorsanız ve eleştirilerini veya geri bildirimlerini arıyorsanız (örneğin, bir başlangıç ​​için finansman sağlamaya çalışıyorsanız).

Ne kadar yanıt verirseniz verin birkaç şey elde etmek istiyorsunuz:

• Konunuz / müşterileriniz için güvenilirliği ve otoriteyi koruyun (bu, gerçekten emin olmadığınız şeyleri üretmemek veya uydurmamak anlamına gelir)
• Yanıtlarını kabul edin (böylece duyulmuş ve anlaşılmış hissederler)
• Sunumu / toplantıyı yolunda tutma

Öneriler kesinlikle yararlı olsa da, bu sorulara harika bir tasarım deseni aşağıdaki gibi çalışır:

1. Soruyu yeniden ifade edin ve neyi sorduklarını ve nedenini anladığınızdan emin olun (bazen bu açık değildir ve kök nedenlerini ele aldığınızdan emin olmak istersiniz). Örneğin "Neden buraya bakmamış olabileceğiniz bir teknoloji takın] yerine [buraya teknoloji ekleyin] kullanıyorsunuz?" bu soru ile, neden sordukları ve farklı teknolojiler veya satıcılarla ilişkileri vb. ile ilgili deneyimleri olup olmadığı hakkında bir soru (veya bir dizi soru) takip etmek iyi olur. Neye ulaştıklarını anladığınızdan emin olun. ve neden (bir şeyle gerçekten deneyimlendikleri veya manşetten vb. duyuldukları için - ve her duruma farklı davranmanız gerekir).
2. "Asker" i onaylayın ve çatışmasız bir yolla karşılaşın - yani "Bu harika bir soru ...." veya "Bu ilginç bir bakış açısı ....."
3. Takip etmeyi nasıl planlayacağınızı belirleyin "... e-postada size geri döneyim" (a) veya "... bu kesinlikle daha fazla düşünülecek bir konudur, ama şimdilik ve belki de siz ve Bunu çevrimdışı olarak tartışabilirim. " (b) veya "... bu iyi bir nokta, ancak toplantının amacı {buraya ekleyin} olduğundan, şimdi devam edelim, ancak zaman izin veriyorsa buna geri dönebiliriz."

Genellikle "neden" bir şey sorduklarını anlamak, en iyi takibi seçmenize yardımcı olur ve onların duyulduğunu ve anlaşıldığını hissetmenizi sağlar.

• Asla bilmediğiniz veya vermek için yeterince hazırlıklı olmadığınız gerçekleri doğaçlama yapmayın. Cevaplayamayacağınız sorular kontrol ettikten sonra geri gelmenizi isteyin.
• Mevcut tartışmanın kapsamı dışında bir şey varsa, söyleyin ve toplantıdan sonra bunu bu kişiyle tartışmanızı öneririz.
• İnsanları her zaman toplantıdan önce soru göndermeye davet edin, size cevap hazırlama fırsatı verin. Toplantıyı düzenliyorsanız, önceden gönderdiğiniz bir gündeminiz olduğundan emin olun (toplantının ne olduğunun ana hatlarını çizdiği sürece sadece birkaç satır olabilir).
• Toplantıyı organize etmiyorsanız, gönderilmedikçe organizatörden size bir gündem vermesini isteyin.

Deneyimlerime göre, kapsam dışı tartışmaların veya hazırlanmadığınız soruların en yaygın nedenlerinden biri gündemsiz toplantılardır. Her zaman bir toplantı talep etmenin net bir gündemi vardır. Toplantının bir konuda karar vermesi gerekiyorsa, bu gündemde açıkça belirtilmelidir ve toplantıdan sonra gönderilen dakikalar veya notlar halinde yansıtılmalı (ve onaylanmalıdır).

İnsanlar gündemi olmayan toplantılar yapmakta ısrar ederse, bunu beraberinde getirin ve toplantıyla çok daha verimli olacağını öne sürün. Bu işe yaramazsa, zamanınızın verimsiz bir şekilde boşa harcandığı motivasyonuyla patronunuzla birlikte büyütün. Eğer ondan kaçabileceğinizi düşünüyorsanız (çok fazla kötü niyet almadan), gündemsiz toplantıları açıkça reddetmeye başlamaktan çekinmeyin. İşler çok tükendiğinde buna birkaç kez başvurmak zorunda kaldım.

Bu sözü görmedim, ama yapabileceğiniz en kötü şey onları BS denemektir. Yanıt vermek her zaman adil olur:

a) Yanıtın cevabını bilmiyorsanız
: "Bilmiyorum, ama öğreneceğim"

b) Bir sebepten ötürü düşünmediniz
: “Konu hiç gelmedi. Biraz araştırma yapacağım ve size geri döneceğim”

c) mevcut toplantının ilgisiz veya tamamen kapsam dışı olduğunu düşündüğünüz
Yanıt: "Bunu başka bir toplantıda tartışmalıyız"