Çalışma arkadaşlarına veritabanı + uygulama çözümünün Excel'e göre avantajlarını göstermek için hangi yöntemler mevcuttur?

Her yerde Excel tablolarının olduğu bir şirkette çalışıyorum. Meslektaşlarım programcı olmadığı için, verilerini yönetmenin daha iyi / daha kolay / daha üretken bir yolu olabileceğini düşünmediklerinden eminim. Doğal olarak, ilişkisel veritabanlarında ve etkileşimli ön uçlarda bulduğunuz özelliklerden yararlanabilecek, şu anda farklı e-tablolar üzerinde dağıtılan çeşitli iş akışlarının ihtiyaçlarına göre uyarlanmış bir tür uygulamayı savunuyorum.

Sahip olduğum sorun, bu tür sistemlerin yararlarını çeşitli taraflara açıklamaya çalıştım, ancak onları sıfırdan yazmaktan kısa sürdüğümde onları ikna etmekte zorlanıyorum, hatta onları daha yeşil çimlere maruz bırakıyorum. Genel olarak insanlar Excel'i anlarlar (güçlü kullanıcılar olmasalar bile), ancak 'veritabanı' kelimesi açıldığında veya 'kod' hakkında konuşmaya başladığınızda belki de bulanıklaşırlar.

Herhangi bir yöntem, elektronik tablolardan gerçek bir uygulamaya geçerek iş akışının nasıl iyileştirildiğine dair bir kanıt önerebilir mi?

İnsanlar verileri yönettiğinde, değer katabilmeleri için temel olarak farklı üç yol vardır:

1. Bilgi işlem
2. Depolama ve Alma
3. Yönlendirme ve Paylaşma.

Basit aritmetik düzeyinde bilgi işlem için Excel'i yenemezsiniz. Deneyimli bir programcı olsanız bile, bir bilgisayar programını yazmak ve hata ayıklamak için harcadığınız sürenin çok kısa bir bölümünde bir elektronik tablo oluşturabilirsiniz. Hatta verileri tablolar halinde gruplandırabilir ve sorgularla elde ettiğiniz avantajlardan bazılarını elde etmek için arama işlevlerini kullanabilirsiniz. Pivot tablo ve grafik özellikleri verileri özetlemeyi basit ve kolay hale getirir.

Dosya / belge düzeyinde depolama ve erişim için Excel, MS Word veya MS Access kadar faydalıdır. SQL sorguları düzeyinde almak için, MS Access Excel'den çok daha iyi çalışır, ancak Access'i endüstriyel bir güç DBMS ile hiç karşılaştırıp karşılaşmadığınızı bildiğiniz için ciddi şekilde sınırlıdır.

Veri paylaşımı için Excel son derece ilkeldir. Excel'i bulaşma ile benimseyen çoğu dükkan bu noktada sorun yaşar. Sorunuz mağazanızda durumun böyle olduğunu gösteriyor.

Veritabanları için hazır olmayan bir yere veri tabanlarının girilmesinde bazı sorunlar vardır. Biri politiktir. Elektronik tablolarını jokey yapan insanlar, sistemin genelindeki sorunu tanıyabilirler, ancak kendi küçük veri parçaları üzerinde sahip oldukları kontrolden son derece memnundurlar. Şu anda sahip olduğunuz merkezi olmayan çözümün merkezi yönetimini ve kontrolünü değiştirmeye çalışırsanız direnç bekleyebilirsiniz. Bu direnişin bir kısmı haklı.

Bir diğeri de veritabanlarının maliyeti. Daha önce başka bir yanıtta belirtildiği gibi, veritabanının dezavantajları avantajlardan daha ağır basabilir.

Diğeri, veritabanlarının güvenilirliğidir. Veritabanlarına veri koyan insanlar genellikle bunu yapar, çünkü bu onların işi ya da bir web sitesine sipariş vermek gibi kendileri için bir şeyler kazanmaktır. Bunu topluluk ruhundan yapmıyorlar. En azından fazla değil. İyi girdiler olmadan veritabanı asla güvenilirlik kazanmaz.

Şu anda üzerinde çalıştığım bir çözüm, elektronik tabloların yeni yakaladığı bir sitede MS Access'te bir prototip veritabanı oluşturmaktır. Bunun belirgin bir dezavantajı var: insanlar veritabanları hakkında yanlış bir şey öğrenebilirler, evrimin daha sonraki bir aşamasında öğrenmeleri gerekecek bir şey. Access'in raporlama özelliklerinin de oldukça eksik olduğunu düşünüyorum. ve eşzamanlı kullanıcıları düşünüyorsanız, Access bu konuda ilerleme kaydetmesine rağmen Access'in ötesinde düşünmelisiniz.

Access ile ilgili üç şeyi seviyorum: ilkel prototipler üretmek basit, hızlı ve ucuz. Özellikle veri analizini ve tablo kompozisyonunu zaten anlıyorsanız, neredeyse hiç öğrenme eğrisi yoktur.

İkincisi, büyük bir merkezi DBMS'den daha az korkutucu. Kullanıcılara Access tablosunu tablo görünümünde nasıl açacakları gösterildiğinde, sadece tıklayarak tabloların korkusunu kaybederler. Ve tek bir dosyanın veri, veri tanımları ve uygulama depolaması gerçeği sistemleri açısından düşünmeyen insanlar için işleri basit tutar.

Üçüncü olarak, Excel ve Word ile iyi oynuyor. tablo veya sorguyu Excel e-tablosuna kopyalamak, bir düğmeyi tıklamak kadar basittir.

Bu noktaya gelmeden önce, Access hakkında biraz zekice bir tavrın üstesinden gelmek zorunda kaldım. SQL Server veya Oracle değil. Ancak sınırlamaları anladığınız sürece kullanımları var

Tüm bunları söyledikten sonra, mağazanızı birçok küçük Access veritabanından profesyonel yönetim ve paylaşılan kaynaklarla tek bir büyük ölçekli entegre veritabanına taşıma zamanı geldiğinde hala anıtsal bir görevle karşı karşıya kalacaksınız.

@ WalterMitty'nin güzel cevabına bazı fikirler / düşünceler eklemek istiyorum.

Gerçekten Excel dosyalarının amacına bağlı olduğu konusunda haklı. Ancak, karmaşık kurallar VE veriler içeriyorsa, kural motorlarının gücünden yararlanmayı düşünebileceğinizi de ekleyebilirim. Drools , OpenRules veya OpenL Tablets gibi kural motorları , iş kurallarını saklamak ve (en azından bildiğim Drools için) Excel dosyalarını bu kuralları anında güncellemenizi sağlar.

İş düşünen insanların işlerini kontrol altında tutmaları ve işi sizin işiniz olan datan'dan veya en azından BT departmanının işinden düzgün bir şekilde ayırması için mükemmel bir yoldur. İş adamlarının depolama, bakım ve yedeklemenin omuzlarından çıkarılması konusunda hemfikir olacağını düşünüyorum . Aslında onları yedek parça ile biraz korkutmalısınız:

• Adamın sabit diski aniden ölürse ne olur?
• Dosya bozulur, silinir, yanlışlıkla sıfırlanırsa ne olur?
• Excel 2007'den Excel 2013'e geçersek her şey yoluna girer mi?

Şimdi, bu şekilde giderseniz, veritabanları eklerseniz, onların sağlığını ve bütünlüğünü korumak sizin işiniz olacaktır . Yani, bir yol tasarlamalı ve / ve veri altyapınızı korumak için BT altyapınızı hazırlamalısınız. Oracle veya IBM'in veritabanları kadar sofistike olmasa da, Microsoft Access yedeklemeler üretebilir (ancak bunun otomatikleştirilebileceğinden emin değilim).

Son olarak, kabul ederse, iş verilerini analiz etmek, veritabanını tasarlamak, bir göç planı hazırlamak, iş adamlarının evrim planları sunmasına izin vermek için birine ihtiyacınız olacağını unutmayın. Veri miktarına bağlı olarak, belirli bir büyüklükteki bir BT projesi olabilir ve bundan büyük olasılıkla siz sorumlu olacaksınız . Kendinizi hazırlayın! :-)

İnsanları farklı bir sistem kullanmanın avantajları konusunda ikna etmeye çalışırken, onları ikna etmeye çalışmaktan kaçınmalısınız.

Kulağa çok garip geldiğini biliyorum.

Ama demek istediğim şu:

İnsanlar mevcut sistemi kullanmayı seviyor. Onlar için çalışır. Kullanımı kolaydır ve değişiklik yapmak hızlıdır. İnsanları başka bir sistem kullanmaya ikna etmek için onlara yetişkin gibi davranın:

Excel ve bir veritabanı yaklaşımının pro ve con's düzenleyin. Her birinin kısa ve uzun dönem sonuçlarını açıklar. İKİ'nin tüm faydalarından bahsedebilir ve yine de insanları değişmeye ikna ederseniz, yeterince ikna edici bir argüman yapmışsınızdır. Anahtar, sunduğunuz gerçeklere ve kavramlara dayanarak bir veritabanı yaklaşımının daha iyi olduğuna karar vermelerini sağlamaktır.

Biz sorun farklı amaçlar ama aynı kişiler ile farklı excel yaprak oldu. Daha sonra bir kişi adresini değiştirdiğinde tüm excel'i senkronize etmek zor olurdu ve excel sayfası 1'de adresi değiştirilirken excel sayfası 2 güncellenmediği için yine de posta alacaktı.

Bunu merkezi bir istemci veritabanı ile çözdük.

Her yerde elektronik tablolar olan bir organizasyonda çalıştım, çünkü BT kaynakları umutsuzca gerildi. Mümkünse bunu bir uygulamaya taşıdılar - bu mümkün değildi.

Bu kuruluştan ayrıldıktan sonra yaptığım şeylerden biri, Excel elektronik tablolarından C # / SQL Server tablo bakım programları oluşturmak için bir araç oluşturuldu. Sütun başlığının, tablo yapımı ve alan etiketleme amacıyla sütun adı olduğunu varsayar. Ancak, bu kaba bir araç. Excel ile ilgisi olmayan şeylere alıştı.

Sahip olduğumuz sorunlar birkaç kategoride karşılaştı:

• Validasyon: Validasyon kuralları karmaşık olduğunda, insanlar prosedürleri başlarında tutmak zorundadır. E-tabloyu, insanlar bunların nasıl çalıştığını anladıkları sürece, her yerde 'if' ifadeleriyle tasarlamak mümkündür.

• Paylaşma: başka bir yerde belirtildiği gibi, bir kişinin okuma / yazma için açık bir ağ paylaşım e-tablosu varsa diğer kullanıcılar yalnızca okuyabilir. İşbirliği modunda bir e-tablo açabileceğimiz noktada değildik. Bu, IT halkının o zaman başa çıkamayacağı başka bir şeydi.

• Şema tutarlılığı: İçinde bulunduğum durumda, her durum için bir e-tablo vardı: biçim ortaktı, ancak eyalet verilerine göre ayrı dosyalarda seyahat edildi. Birisi bir sütunu yaratıcı bir şekilde kullandıysa, herkes her zaman garanti edilmeyen bu kullanım üzerinde anlaşmak zorunda kaldı.

E-tablolar her zaman bir ağ paylaşımındaydı ve sunucu her gece yedeklendi, bu yüzden bunların hiçbiri bir sorun değildi. Ayrıca, birinin ait olmadığı bir yere yanlışlıkla e-posta ile gönderilmesi gibi belirgin bir olasılık da vardı. Bu durumda gerçek zarar olasılığı az olsa da, örgüt 'örnek olarak liderlik etmenin' güvenilirliği açısından kritik olduğu bir yerdi. Bu tür bir karışıklık utanç vericiydi.

Craigslist'te birinin "Excel Guru" ya ihtiyaç duyduğu bir reklam gördüm. Bunu işler arasındaki bir arkadaşa geçirdim ve şirketin tüm eyalette faaliyet gösteren bir inşaat sözleşme tahmin sistemi olduğunu buldu. Buradaki biri keyfi bir şekilde 'tarzında daha fazla çalışmasını sağlamak' için sistemi ayarlamıştı. Bu tarz ne olursa olsun, çok fazla hasara yol açmıştı. Bunu düzeltmek için birkaç gün geçirdi. İşine neredeyse hiç dönmemiş ve para almıştı, başka bir şehirde başka birini düzeltmek için onu aradılar. Aynı hikaye: Birisi istediklerini yapmak için keyfi olarak 'düzeltti'. Bu daha da kötüydü.

Bunun gibi karmaşık sistemlerin geçici özelleştirmenin 'erişilemez' olması gerekir.