E-posta iletişimimi nasıl geliştirebilirim?

Bir meslektaşıma gönderdiğim e-postanın açıklaması

Sistem A ile ilgili bir sorun fark ettim. Bunun X'in neden olmadığına karar verdim. Bunun Y'den kaynaklandığından şüpheleniyorum. (Y'nin sorumlusu olduğunuzdan) Lütfen bir göz atabilir misiniz?

(Parantez içindeki kısım e-postama dahil edilmedi çünkü bu meslektaş Y'den sorumlu olduğunu çok iyi biliyor ... bu yüzden ona e-postayı gönderdiğimin anlaşılması gerekiyor)

Yarım gün sonra meslektaşımla karşılaştım ve "Sistem A ile ilgili soruna henüz baktınız mı?" "A, evet, A Sisteminin kırılmasıyla ilgili e-postanızı aldım, ancak muhtemelen X'in neden olduğunu varsaydım, bu yüzden bunu kontrol etmenizi bekliyordum."

Açıkçası mesajım iletilmedi. Bu, gönderdiğim e-postaların çok yaygın bir sonucudur ve çok cesaret kırıcıdır ... Yine de, e-postalarımı nasıl daha net hale getirebileceğimi bilmiyorum. Onlar her zaman onları yapabildiğim kadar kısa, açık ve noktadır. Herhangi bir öneri? Belki de bu tür iletişim için etkili olmayan e-posta ortamının doğasında var olan bir şey var mı?

E-postanın başında ne istediğinizi söyleyebilmek için yeniden sıralamayı deneyebilirsiniz.

A Sisteminde bakmanızı istediğim bir sorun fark ettim. Zaten X'e baktım ve bunun nedeni olmadığını belirledim. Y'den kaynaklanmış olabilir, bu yüzden yardımınıza ihtiyacım var. Bu konu So & So'yu işlerini yapmaktan alıkoyuyor, bu yüzden Y'ye en erken iknada bakabilirseniz, gerçekten minnettar olurum.

Teşekkürler!

Böyle bir şey deneyebilirsiniz.

Ayrıca, konu satırı bazen vücuttan daha da önemlidir. Bu e-posta için konuyu şöyle söylerdim:

Subject: A Sistemiyle ilgili sorun yaşıyorsanız, lütfen Y'yi kontrol edin

Bir e-posta olmamalı.

İzleme sisteminize girmelidir:

• Vaka girişi hata raporudur.
• Başlangıçta size atanmıştır ve ilk yanıtla bunun X'in bir sonucu olmadığını unutmayın çünkü kontrol ettiniz (bu sonucu desteklemek için ek bilgilerle birlikte).
• Daha sonra meslektaşınıza Y olabileceğinden şüphelendiğiniz bir notla atanır.

Bu noktada, onun sorununun ...

Düzenle:

Aslında bu, bazı açılardan, soruya zayıf bir cevaptır, çünkü öyle değildir - ancak yaptığı nokta geçerlidir, yani sadece (satış terimini alıntılamak için) belirli bir "harekete geçirici mesaj" olmadan bir e-posta göndermeniz yani bir şey Bu açıkça alıcıların başa çıkmak için sorun olduğunu açıkça ortaya koymaktadır.

Bir e-posta durumunda - "Aşağıdaki soruna bir göz atabilir misiniz?"

Bunu şahsen alma, ben de suçluyum.

E-posta kullanımından nefret ediyorum. Bu, e-posta sisteminizin çağırdığı bir Görev / Yapılacaklar olarak gönderilmelidir. Bitiş tarihi ile. Belki de bir görev göndermeyle ilgili bazı şirket kültürel sorunları vardır, çünkü güzel bir şekilde sormakla karşılaşmaz, daha çok sipariş vermek gibi. Durum böyle olmamalı, çünkü alıcı talebi reddedebilir (sizin durumunuzda bir artı olurdu.) Ve farklı bir zaman oluşturabilir.

Toplantı istekleri takvim öğesidir. Birisi bir toplantı yapıp yapamayacağınızı sorduğunda ve zaman çerçevesi vermediğinde ve mayıs takvimine erişimleri olduğunda midede bir tekme olduğunda bu özellikle acı vericidir.

3-4 ileri geri bir e-postadan sonra, telefonu alma veya en azından sohbet etme zamanı. Bu aynı zamanda metinde arşivlemem gerekmediğim bir şeyin 47 paragraf açıklaması için de geçerlidir.

Arşivden bahsetmişken. Neden yalnızca 'Gelen Kutuma' giren bir müşteri hakkında e-posta alıyorum? Şirketten ayrıldığımda birisi bunu isteyebilir ve onlar benim gelen kutumu almayacaklar. Ben gittiğimde hesabımı devralabilecek kişiye iletebilirim. Bu yüzden şimdi e-postayı bir belge sistemine kopyalamam veya herkes gibi olmalıyım ve her bir istemci için bir e-posta gönderip oraya sürükleyebileceğim 50 klasör var. Ve gittiğimde, bazı zavallı enayi tüm bu klasörleri gözden geçirir ve eski e-posta adresime gönderilen spamları almaya devam eder (Dürüst olmak gerekirse, o porno sitesine gitmedim.).

BigBoss@OurMostImportantClient.com adresinden bir e-posta aldığında, şimdi veya gelecekte alması gereken herkes için merkezi bir yere gitmesi gerekir. Doğrudan MyBigBoss ise, belki de değil. Ancak, önemli müşteri ve iş ortağı e-postalarını yönlendirme özelliğine sahip olmalıdır.

Wiki ve SharePoint ile contactg yönetimini içeren dikey pazar uygulamaları güzeldir, ancak e-postaları işlemezler. Birisi biz ondan kurtulana kadar bu pisliği temizlemek zorunda.

Üzgünüz, sorunuzun cevabı orada bir yerlerde. Tıpkı e-posta sistemimiz gibi.

Daha iyi bir yol olmalı ve cehennem Twitter olmadığından emin.

• Mesajınızı kısa ve kısa tutun.
• Madde işaretli listeleri paragraf tarzı düzyazıya göre tercih edin
• Alıcılarınızı tanıyın (programcı olmayanlarla konuşurken teknik jargondan kaçının).
• E-postayı az miktarda kullanın.
  • Aşırı iletişim kurarsanız, insanlar sizi ayarlayacaktır.

Belirli örneğinizi hata izleme seçim mekanizmanızla ele almak, diğerlerinin söylediği gibi, muhtemelen daha iyi bir çözümdür. Bununla birlikte, e-posta iletişimi ile ilgili daha geniş sorunuz daha yakından bakmayı hak ediyor.

• E-postalarınızın iddia ettiğiniz kadar açık olduğu göz önüne alındığında (ve burada açıkça ifade edilen sorunuza dayanarak şüphe etmek için hiçbir nedenim yok)
• Ve insanlar söz konusu e-postaları almayı ve okumayı kabul ettikleri göz önüne alındığında
• Ve bunun izole veya nadir bir olay olmadığı göz önüne alındığında
• O zaman sorunun e-postalarınızın netliği olduğundan şüpheliyim.

"Belki de bu tür iletişim için etkili olmayan e-posta ortamının doğasında var olan bir şey var mı?" Ama başka bir ortamda başarılı olacağınızdan şüpheliyim. Hayal kırıklığınızın kaynağının, ekibinizle olan ilişkinize dayandığından şüpheleniyorum.

Bana öyle geliyor ki ekibinizdeki insanlar sizi ciddiye almıyorlar ve bu, ortam veya iletişim tarzındaki bir değişiklikle ele alınabilecek olandan daha geniş bir sorundur. İletişiminizin ciddiye alınmasını istiyorsanız, ciddiye alınmamanızın nedenlerini bulmanız ve onları düzeltmeniz gerekir. Bu saygısızlığın (yeni, genç veya genç, kültürel olarak farklı veya kanıtlanmamış veya geçmişte yanlış olmuş) kalbinde olabilecek birçok olası faktör vardır ve her biri farklı bir yaklaşımı işaret eder iyileştirme. Ve farklı ekipler farklı kişilik türlerine farklı tepki verir. Daha fazla ayrıntı bilmeden, buradan nasıl ilerleyeceğiniz konusunda tavsiye vermekten çekinmeyin.

Bu bir hapishane filmi olsaydı, takımdaki en büyük adamı bulup atlamanızı öneririm. Bir programcı ekibine saygı duymak daha zor olabilir (ancak genellikle hastaneye gitme şansı daha düşüktür).