İş görevlerini yönetmek için etkili yöntemler? (belgeleme / hatırlama / önceliklendirme) [kapalı]

İşteki görevleri belgelemek, hatırlamak ve öncelik sırasına koymak için kullanabileceğim etkili yöntemler hakkında öneriler arıyorum. Bu görevlerin çoğu birincil bir projeye aittir, ancak bağımsız girişimler için de mevcuttur. Görevlerin kendileri, geliştirmeden dokümantasyona, tartışmalara, farklı önceliklere ve bugünden birkaç aya kadar değişen sürelere kadar her şeyi kapsar.

Tarihsel olarak, bu görevleri takip etmek için bir not defteri kullandım, bir öğenin yanında bir yıldız yapılması gerektiğini ve tamamlandığında bir onay işareti kullandım. Ancak, daha fazla sorumluluk ve yönetilecek daha fazla şey kazandıkça:

• her şeyi yaptığımdan emin olmak zorlaşıyor (çünkü bazı şeyler 5 sayfa geri kayboluyor)
• bundan sonra yapılacak en önemli şeyin hatırlanması zorlaşır
• görevler arasındaki bağımlılıkları takip etmek zorlaşıyor

Herkes görevlerini yönetmeyi kolaylaştıran yöntemler buldu mu? En önemli ve bağımlılıkları takip etmek için bazı meta veriler eklemeyi veya muhtemelen bunu otomatikleştirebilecek bir uygulamaya geçmeyi (böyle bir şey varsa) düşündüm. Her yerde erişilebilir bir şey kesinlikle bir artı olacaktır.

Kağıt çözümü için

Genellikle, sayfayı işaretlemek için Barnes & Noble'da ekli bir kurdele ile bulabileceğiniz tür gibi delikli sayfalara sahip çizgisiz bir eskiz defteri alırım.

Not: Bir bağlantı paylaşırdım, ancak çevrimiçi mağazalarında bulamadım. Bahsettiğim 8 1/2 "X 11" ciltli kitaplar

Günlük işler için kağıdı tercih ederim, çünkü fikirlerimi tanımlamak için çok sayıda diyagram çizme eğilimindeyim (normal yazılım TODO listeleriyle yapmak zordur) ve bazen kitaba bir şeyler bantlamak faydalı olabilir.

Her döngü için (bir gün / hafta veya başka bir tercih edilen zaman artışı), tek katmanlı yapılacaklar için birkaç sayfa ayırıyorum. Sonraki sayfalar ayrıntılı bilgi içindir. Çalışmayı bitirdiğimde indeks üzerindeki yapılacakları kesiyorum ve artık alakalı olmayan sayfaları yırtıyorum (bu yüzden delikli sayfalar gerekli). Şerit, yapılacak sayfayı hızlı bir şekilde açabileceğiniz yere açabilmeniz için yapılacaklar sayfasını işaretlemek için kullanılır (ayrıca, kitabı kapattığımda genellikle eklediğim sayfaya da bir kalem kırparım).

Todo'daki eşyaları bitirirken onları geçip ilgili sayfaları yırtıyorum.

Not: Görevleri sayfa sınırlarına göre izole etmeye alışmak biraz pratik gerektirir, ancak zihinsel olarak sizi görevleri sınırlı bir sınırda ayırma alışkanlığına sokar. Bu yeteneği geliştirmek önemlidir, çünkü her seferinde bir şeye odaklanamıyorsanız, beyniniz farklı görevler arasında bağlamları gereksiz yere değiştirerek çok fazla zaman harcayacaktır.

Bir sonraki döngü başladığında yeni bir todo oluşturuyorum. Önceki yapılacak olanların hızlı bir şekilde bir kez yapılması, bitmemiş öğelerin hala alakalı olup olmadığını yeniden değerlendireceğim. Eğer öyleyse, onları yeni yapılacaklar listesine kopyalarım. Değilse, ilgili sayfaları bulup yırtıyorum (çöp kutusuna ya da daha sonra kullanmak üzere farklı bir kitaba kaydetmek için).

Buradaki fikir şu anda bilmenize gerek olmayan her şeyi (geçerli döngüde) kaldırmaktır. Todo'yu kısa ve basit tutun (bir astar), ancak daha ayrıntılı notlar tutma yeteneğinden ödün vermeyin.

İlginç olan şey, kitaptan çıkardığınız öğelere daha sonra bakmak için bir iki hafta beklerseniz; genellikle artık alakalı olmadıklarını (ve çöp kutusuna hazır olduklarını) görürsünüz.

Yığını düzenli olarak düzeltmek konusunda gayretli değilseniz, ezici hale gelene kadar zamanla birikir. Eğer yapmazsanız , önemli / acil şeylere asla ulaşamayacağınız artık görevlerle karıştırmak için çok fazla zaman harcadığınız " Shlemiel the Painter " sendromu demekten hoşlanmaya başlayabilirsiniz .

Farklı projeleri aynı anda yönetmeye gelince ... Her proje için bir kitap kullanın.

Beyninizi bir bilgisayar gibi düşünün. Anahtarlama görevleri bir bağlam anahtarı (çok pahalı değil, ancak işe yarayan) yapmak gibi bir şeyse, anahtarlama projeleri tam bir önbellek takası yapmak gibi olurdu (pahalı çünkü şu anda kullandığınız tüm bilgileri boşaltmanız ve ilgili tüm bilgileri yüklemeniz gerekir. diğer proje.

Listelerimi yönetmek için Toodledo kullanıyorum . Ayrıca telefonunuza senkronize edebilirsiniz. Çevrimiçi, böylece bir akıllı telefonun veya internetin olduğu her yerden erişebilirsiniz.

Süreç için David Allen'ın "İşleri Yapmak " kitabını okumanızı tavsiye ederim . Görevlerinizi etkili ve verimli bir şekilde yönetmeyi öğrenmenize yardımcı olacaktır.

Bazı şeyleri not aldığım bir kağıt parçası ile Ubuntu kullanırken tadilat arasında geçiş yapıyorum . Öncelik atayabilir, göreve istediğiniz kadar not ekleyebilir ve tamamlanan görevleri gizleyebilirsiniz.

Uzun zaman önce görevleri iki eksende 4 kategoriye ayırmayı okudum: yani önemli / önemli değil; acil / acil değil.

1. Önemli, acil.
2. Önemli, acil değil.
3. Önemli değil, acil.
4. Önemli değil, acil değil.

Zamanınızın çoğunu 1 ve 2 aktivite yaparak geçirin, gerisi kendi kendine halledecektir.

Elektronik çözüm için

Freemind zihin haritalama aracını kullanmayı seviyorum (ücretsiz açık kaynak)

Kullanımı kolay ve sezgisel, yani kullanmadan aylarca gidebilirim ve yine de klavye kısayollarını hatırlıyorum:

• ekle - hücre ekle
• sil - hücreyi kaldır
• boşluk - hücreyi daralt / genişlet
• ctrl + B - kalın
• ctrl + X - hücreyi kes
• ctrl + V - hücreyi yapıştır
• ctrl + C - hücreyi kopyala
• ctrl + K - bağlantı ekle
• f1-f8, shift + f1-f8, ctrl + f1-f8 - hücre metninin rengini değiştir (Ezberlenmiş birkaç favorim var).

İlk hücre katmanı için kolay tanımlama için onları renk kodlu bulutlar (ctrl-shift-b sonra sağ tıklama + format + "bulut rengi" ile bulut rengini değiştiririm). Her bulut önemli bir kategoridir. Örneğin, kişisel için bir tane, her büyük proje için bir tane, okul için bir tane vb.

Her bulutta ilk hücre düzeyi önceliktir:

• Şimdi (kritik görevler)
• Yarın (hemen çözülmesi gerekmeyen kritik görev)
• Gelecek (kritik olmayan görevler)
• Konsept (molalarda ara sıra güveç edebileceğim iyi fikirler)
• Ertelendi (üzerinde çalışacak başka bir şeyim yoksa süresiz olarak ertelenen görevler)

Not: Şüphelendiğiniz gibi, ertelenen görevler genellikle uzun vadede ilgisiz hale gelir ve tamamen kesilebilir.

Üç nedenden dolayı bir zihin haritası tercih ediyorum, hiyerarşiyi sadece klavye ile çok hızlı hareket ettirebiliyorum, şu anda görmem gerekmeyen her şeyi daraltabilirim ve bir kategoriden diğerine taşınmak gerçekten çok kolay (basit kopyalama / yapıştırma).

Ne yaparsanız yapın pop-up bildirimleri kullanan bir program kullanmayın. Aksi takdirde, "twitterbrain" dediğim şeyden muzdarip olmaya başlayacaksınız, burada bilinçli olarak tahmin etmeye başladığınız her zaman sürekli olarak kesintiye uğrayacaksınız (sizi gerçekten normal akışınıza girmekten alıkoyacaksınız). Eğer varsa yapmak bildirimleri kullanır bir aralığını ayarlamak o İşinizi kesme (öğle yemeğinde her gün gibi) değil bekliyoruz.

Çok fazla blogcu ve `` İnternetin Dikkat Eksikliği için suçlanacak! '' Diye şikayet eden gazeteciler görüyorum; çünkü artık 10 dakikadan fazla kitap okumak için oturamıyorlar. Göz önünde bulundurmadıkları şey, 24/7/365 onları keyfi duyurularla kesintiye uğratmak için eşsiz bir kabiliyete sahip elektronik cihazlar taşıyorlar.

Windows ayrıca odağı çalan pencerelerle de çalışır (virüs güncelleme bildirimleri gibi). Birincil işletim sistemim olarak Linux Mint'i kullanmaya başlayana kadar bunun ne kadar sıkıldığına dair hiçbir fikrim yoktu (buna izin vermeyen katı kullanıcı arayüzü yönergelerini izliyor). Odağı çalmak acımasız, en son Chuck Norris şakalarını söylemek için her 15 dakikada bir omzuna dokunan bir ofis çalışanına sahip olmak gibi.

/ rant

Not: Hala geliştirme için Windows'u kullanıyorum, ancak odak çalmak isteyen programların sayısını azaltmak için virüs tarayıcıları / güvenlik duvarı (yönlendiricideki kötü şeyleri engelliyorum ve şüpheli sayfalardan kaçınıyorum) olmadan çok az bir kurulum yapıyorum.

Güncelleme:

Daha önce hiç kullanmadım ve öncelik sınıfları şaşırtıcı bir şekilde kullandığım sınıflara benzediğinden tasque'a bir göz attım (Not: Daha önce hiç önceliğe sahip bir yapılacaklar listesi uygulaması kullanmadım). Sonuçta ben çok akıllı / orijinal değilim :). Hiçbir zaman gerçek Yüksek / Orta / Düşük öncelikli sınıfların iyi çalıştığını bulamadım çünkü gerçek dünya değerine bağlı değiller. Zihinsel olarak, 'Yüksek' öncelikli sınıf 'bugün'den' bu haftaya 'kolayca kolayca kayabilir. Ertelemeye başladığımda önceliklerim kayma eğilimi gösteriyor. Gerçek dünya değerli gravür taş zaman çizelgesi. Görelilik lanet olsun.

Google Takvim'i kullanmaktan zevk alıyorum ... ancak hassas bilgileriniz varsa bunu orada yayınlamazdım. Düzenli olarak bakma alışkanlığınız olduğu sürece, oldukça yararlı olabilir. Takvim bölümünün yanı sıra, gerçekleştirmeniz gereken görevleri de listeleyebilirsiniz ve bu bölümü bir seferde birkaç görevden fazla kullanmamış olsam da, orada oldukça iyi bir öncelik belirleyebileceğinizi hayal ediyorum ...

Çoğu geliştirici masasında / bilgisayarında / dizüstü bilgisayarında çoğu zaman hatırlatma sistemi (pop-up, kısa mesaj) ile girilen notları almayı kolaylaştıran herhangi bir uygulama çalışmalıdır. Mobil bir satış görevlisiyseniz veya programlama dışı görevleri (süt toplama) kontrol etmeniz gerekiyorsa, akıllı telefon için bir şey daha iyi olabilir. Çevresel proje belgeleriniz varsa, belgelerin ve dosya klasörlerinin bağlantıları yardımcı olur.

Kullanmalı ve ona güvenmelisiniz. İşte, Outlook kullanıyorum. Birisi beni kahve odasında yakalar ve bir endişe / istek varsa, ya bana e-posta göndermelerini veya bana bir görev göndermelerini isterim (firmada nerede sıralandıklarına bağlıdır).

Toplantı odasında zorlanıyorum çünkü konferans odasında hiç bilgisayarınız yok. Sonra bir kağıt parçası getirin ve tüm notları girin ve bilgisayara geri döndüğümde hatırlatıcılar yapın. Neyse ki, toplantı yapmadan haftalarca gidebilirim.

Emacs'ın org moduna yemin ederim . Tüm görevlerimi ve bilgilerimi yönetmek için tamamen cankurtaran oldu. Tabii ki, zaten Emacs satın almış olmalısınız.

Çeşitli yöntemler, bazen birden çok (çoğaltılmış) yöntemler kullandım: özel elektronik takvimler ve görev listeleri, not defterleri, beyaz tahtalar, stickynotes ve muhtemelen daha fazlası. Her birinin belirli yararları ve tuzakları vardı. Son zamanlarda kişisel kanbanı yeniden keşfettim ve birkaç yöntemin en iyi yönlerinden bazılarını eriterek iyi bir potansiyele sahip gibi görünüyor.

Esasen, kişisel kanban şunları kullanır:

• düzenleyici olarak gördüğünüz bir yüzey olarak bir beyaz tahta. Yüzeyin organizasyonu biriktirme listesi / sprint proje yöntemine benzer, ancak kişisel düzeyde araya giren kişisel görevlerle.
• Yüzeyi üç sütuna bölen ressamlar bant veya işaret çizgileri (solda bir todos yığını; ortada, gün içinde muhtemelen denemeyi ve muhtemelen tamamlamayı beklediğiniz şeylere saygı duyan aktif görev listesi ve sağda yapılan liste ).
• Yapışkan notlar, tercihen çeşitli renklerde görev türünü belirtmek için. Kişisel görevler için bir renk, teknik proje görevleri için bir renk, bölüm toplantıları veya incelemeler gibi proje dışı iş faaliyetleri için, muhtemelen müşteri toplantıları için bir renk kullanın; ancak, aynı kağıt rengindeki her yapışkan notu renkli bir işaret şeridi veya kenarlıkla veya istediğiniz şema ile 'etiketlemek' farklı renkli kağıt kadar etkili olabilir.

Daha derinlemesine bir şey istiyorsanız, webler arasındaki genel motivasyonu ve mekaniği açıklamakta çok daha iyi iş yapan çok sayıda blog yazısı ve video / web yayını vardır. Seviyorum çünkü fiziksel bir şey sunuyor, kullanımı basit, bölgenize giren herkes ne kadar meşgul olduğunuzu veya gün için odaklanmanızın ne olduğunu anlayabilir ve her görevi çok fazla yakalayabilir ve geliştirebilirsiniz. gerektiği kadar az.

CodeProject üzerinde ToDoList bir göz atın . Çok güzel özellikleri var, ücretsiz ve hala aktif olarak geliştiriliyor.

Kendi VPN (temel linode.com hesabı) üzerine kurulmuş bir JIRA örneğim var, Atlassian start-up'lar için 10 $ satıyor (ya da istediğiniz herhangi bir bugtracker'ı kullanabilirsiniz). Bu bir zihin haritası aracı değil, bu yüzden görevler arasındaki bağımlılıkları korumak için etiketleri kullanıyorum. Ayrıca, temel görevlerin (hata / özellik) ötesinde özel görev türleri oluşturmaya izin verir. Önceliklerin, son tarihlerin ayarlanmasına ve bazı meta verilerin eklenmesine izin verir (düzeltilecek belgelerin fotoğrafları gibi).

Acaba neden bir hata takipçisi kullanmıyorsunuz?