Aşağıdakileri içeren özel metin oluşturma: (a) genel şablon oluşturma, (b) birden fazla belgede kullanılabilirlik, ve (c) güncellemeyi otomatikleştirme

Sorun: Belgeler arasındaki tutarsızlıkları giderin. A belgesinde "genel hüküm" (GP) için 5 cümle yazdığımı ve B belgesinde aynı dili kullandığımı varsayalım. Ancak A belgesindeki GP dilini düzenlersem, B belgesinde düzenlemeyi kolayca unutabilirim.

Daha açık olmak gerekirse : Diyelim ki GP kuşatılmış: "Bu s1. Bu s2. Bu s3." Hem A hem de B belgesinde yukarıdaki GP diline sahipsiniz. Diyelim ki, son cümleyi silmek için GP dilini düzenlediğimi varsayalım: "Bu s1. Bu s2." Yeni GP dilinin otomatik olarak belge 1'de ve bulunduğu yerde belge 2'de güncellenmesini istiyorum.

İdeal çözüm: Dili bir kere yazabilir ve belgeler arasında kullanılabilecek bir şablon olarak kaydedebilirim. Mesela dili yazıyorum, “Market Standoff Language” olarak kaydediyorum ve sonra bu dili birden fazla belgede kullanıyorum. Bir düzenleme yapmak istediğimde sadece şablonu değiştiriyorum. Dilin çağrıldığı yerler otomatik olarak güncellenir. Dili manuel olarak değiştirmek için her belgeden geçmem gerekmez.

Özetle: ideal çözüm aşağıdakilerin hepsine sahip olacaktır: (a) genel şablon oluşturma, (b) birden fazla belgede kullanılabilirlik, VE (c) güncellemeyi otomatikleştirme.

Ne denedim:

1. Yapı taşına seçimler ekleme. Bu, (a) ve (b) 'yi yapmama izin veriyor, ancak NOT (c)' yi yapmıyor. Yapı taşı otomatik olarak güncellenmez. Alıştırmanın amacını yendikten seçimi bulmak ve yeniden yerleştirmek zorunda kalacağım. Bkz Word belgesinde birden fazla yerde bir değeri paylaşmak için iyi bir yolu nedir?
2. Otomatik metne seçim ekleyin. Aynı konular (1)
3. Geliştirici sekmesi altında Zengin İçerik Denetimi oluşturun. (B) veya (c) yapmama izin vermiyor. Bkz özel bir "Belge Mülkiyet" nasıl oluşturulur? veya Word'de QuickPart Like Date veya Title ekle
4. Bir yer imi oluşturun ve çapraz referans verin. Yapmama izin vermiyor (b). Tüm belgeyi vurgulayıp F9 tuşuna basarsam (c) yapabilirim.
5. Özel belge özelliği oluşturun. (B) yerine getirmiyor. Document özelliğini quickpart oluşturduktan sonra, yapı taşı gibi başka bir belgeye aktarılmaz. Word’e Hızlı Parçalarda Birkaç Belge Özellikleri Oluşturma konusuna bakın.
6. Belge özelliklerini düzenleyin. Quickparts → belge özelliğini yerleştirin. Yerine gelmedi (b). Ancak hiçbir şeyi değiştirmek zorunda kalmadan güncelleme yapar.
7. Yer imi oluşturun ve alan referansını kullanın. Yerine getirme (b) Yer imi oluşturun, ardından → Formül → REF alanını ekleyin ve yer imini yapıştırın. Orijinal metni düzenlerseniz ve tümünü vurgulayıp F9 tuşuna basarsanız, bağlı metin otomatik olarak güncellenir.

Hiçbir şey yardım almadan hiçbir şey yapmayacak (c) (otomatik güncelleme).

Neredeyse her şeyi başarmanın en kolay yolu, tüm paylaşılan materyallerinizi tek bir belgeye koymaktır (ya da aslında birden fazla belge kullanabilirsiniz).

Her öğeyi işaretleyin.

Öğeyi "istemci" belgesinde kullanmak için, belgenin tam adını ve yer imini belirten bir INCLUDETEXT alanı kullanın.

ör. {INCLUDETEXT " http://192.168.222.10/sharedtexts1.docx " genericprovision}

Otomatik güncelleme almazsınız, ancak kullanıcı belge gövdesindeki tüm paylaşılan metinleri ctrl-A, F9 (veya Mac eşdeğeri) kullanarak güncelleyebilir , bu durumda tam yol + dosya adının aynı olduğundan emin olmanız gerekir hem Windows hem de Mac platformlarında).

Bana göre, böyle bir yaklaşım için anahtar sorular şunlardır:

• Tüm kullanıcılar nasıl çalıştığını anlıyor mu (örneğin, alanlar ve / veya içerik kontrollerinin toplamı tarafından engellenmedi mi)? Özellikle, bu belgeleri kim oluşturacak / koruyacak? Hangi paylaşılan parçaların mevcut olduğunu nasıl bilecekler? Çok sayıda paylaşılan öbekle, aynı öbekten birden fazla ada sahip olmaktan nasıl kaçınıyorsunuz? İki belgenin bir parçayı paylaştığı durumu nasıl yönetiyorsunuz, ancak bir noktada gereksinim değişiyor ve her birinin farklı içeriğe sahip parçalara ihtiyacı var?
• yaklaşım, tek bir belgede bulunabilecek çok fazla ekleme ile ilgilenecek mi
• Herhangi bir yasal / uygunluk rejimi ile ilgilenmeniz gerekiyor mu, örneğin, herhangi bir zamanda herhangi bir belgede göründüğü şekliyle, herhangi bir belgenin kopyasını aldığınızdan emin olmanız gerektiğini söyleyen biri (bu, "otomatik güncelleme" programları için büyük bir baş ağrısı olabilir.) )

Daha eksiksiz bir güncellemeye ihtiyacınız varsa (üstbilgiler ve altbilgiler dahil), gerçekten bir VBA autoopen makrosu gibi kod kullanmayı düşünmelisiniz.

Benim görüşüme göre, VBA kodunu kullanır kullanmaz oyun yine de değişir ve başka bir yaklaşımı düşünmek daha iyi olabilir. Düz metin parçaları için, örneğin, bir veya daha fazla özel XML parçasına bağlı içerik kontrolleriyle paylaşılan bir belge oluşturabilirsiniz. Bir "müşteri belgesi" açıldığında, autoopen makrosu paylaşılan belgeyi açar ve mevcut olanların üzerine yazarak özel XML parçalarını kopyalardı. Ancak, zengin metin parçalarıyla çok iyi çalışacağından emin değilim, çünkü her parça tam bir Düz OPC XML belgesi olarak saklanır ve oldukça büyük olabilirler. Her halükarda, bunu kullanmak için Word 2013 veya daha yeni bir süreye ihtiyacınız olacak (içerik kontrolleriyle ilgili özelliklerin yakın zamanda değiştiğinden Mac Word 2016 hakkında emin değilsiniz ama customxmlparts veya içerik kontrolleri için hala VBA desteği yok).