İyi Gelen Kutusu yönetimi metodolojisi aranıyor [kapalı]

İş için günde birkaç yüz e-posta alıyorum. Birçoğu birkaç gün hatta hafta süren bir e-posta görüşmesinin bir parçasıdır, bu yüzden onları yakın bir zamanda referans için onlara ihtiyaç duyabileceğimden, onları doğrudan silmekten nefret ediyorum. Sonuç olarak, yalnızca Gelen Kutumda, çoğu artık alakalı olmayan binlerce e-postam var. Thunderbird kullanıyorum, bu yüzden kullanabileceğim bazı düzenleme özelliklerine sahibim, ancak gerçekten ihtiyacım olan e-posta yönetimi için iyi, genel bir metodoloji. Kimsenin önerisi var mı? Teşekkürler!

"Sıfır gelen kutusu" stratejisinin çeşitli yorumlarının bir kombinasyonu Get Things Done ( GTD ) işlemi ile birleştirildi.

1. Öz Disiplin : Gelen kutunuzu günde sadece birkaç kez görüntüleyin - çalışmaya başladığınızda, işi bitirmeden kısa süre önce ve aralarında birkaç kez.
2. Posta dosyası organizasyonu : Posta dosyanızda iki "özel" klasör bulunur: sepet ve yumuşak çöp kutusu . Daha sonra klasörler, projeler / konular için çeşitli alt klasörlerle çalışır (ve belki de özeldir ).
3. İşlem : Gelen kutunuzu her açtığınızda, en baştan başlayarak ve gelen kutusu sıfır oluncaya kadar bitirmeden tüm postalarla ilgilenin. Posta miktarına bağlı olarak, gelen kutuyu boşalana kadar tekrarlayın.

Posta başına olası işlemler şunlardır:

• hemen posta kutusunun çöp kutusuna silin (kesinlikle ihtiyacınız olmayan şeyler)
• taşınmak yumuşak çöp klasöründe (kısa gelecekte gerekebilir şeyler)
• taşınmak sepet (saklamak istediğiniz şeyler) klasörüne
• iş veya özel klasörlerin altındaki özel bir klasöre taşıyın (saklamak istediğiniz ve yeterince önemli olan şeyler)

Sepet ve işin altındaki özel klasörler arasındaki fark

Her şeyi sepete koymaya çalışın ve sadece arama özelliğini kullanın. Ancak belki birlikte gruplamak ve bütünüyle görüntüleyebilmek istediğiniz belirli konular / projeler / sorunlar vardır - böylece bunları uygun şekilde adlandırılmış bir klasöre koyabilirsiniz.

Sepet klasörü için başka bir ipucu - posta uygulamanıza bağlı olarak - gelişmiş arama özellikleri için etiket kullanmaktır.

Yumuşak çöp klasörüyle ne yapmalı

Yumuşak çöp klasöründen postaları düzenli olarak silin , örneğin 3 aydan eski postalar. Bu, 2 gün önce sildiğiniz postaya ihtiyacınız olduğunu, bir daha asla ihtiyacınız olmayacağını düşündüğünüzü öğrendiğinizde, belirli miktarda birikmiş posta gönderir ...

Inbox Zero stratejisini gerçekten çok seviyorum . Tabii ki, biraz çaba gerektirir, ancak e-postanın zahmetsizce ele alınmasını bekleyemezsiniz, değil mi?

Inbox Zero, Manni'nin önerdiği gibi en iyi yanıtı veriyor . İşi bitirdikten sonra İşleri Tamamlama: Stressiz Verimlilik Sanatı (Ciltsiz kitap)

Yeni bulunan süper güçlerinizi hassaslaştırmanıza yardımcı olacaktır

GTD sürecini özetlemek için:

Bir kova işlenirken katı bir iş akışı takip edilir:

• En baştan başlayın.
• Her seferinde bir öğe ile ilgilenin.
• Asla 'in' içine bir şey koymayın.
• Bir öğe gerektiriyorsa eylem yapmak tane :
  • Yapın (iki dakikadan az sürerse)
  • Temsilci seçme
  • Ertele
• Bir öğe işlem gerektirmiyorsa, birini yapın :
  • Başvuru için dosyalayın
  • Onu uzağa fırlat
  • Daha sonra olası eylem için inkübe edin

Bir şey yapmak iki dakikadan az sürerse, hemen yapılmalıdır. İki dakikalık kural, eylemi resmen ertelemek için gereken süreyi kapsayan bir kılavuzdur.

Daha fazla bilgi için Wikipedia makalesine bakın .

Bu biraz aşırı / örgütlenmemiş ama bazen yaptığım şey (gMail'de) "Tümünü Seç" ve ardından önemli olanları gözden geçirip seçimi kaldırın ve ardından "Arşivle" yi tıklayın. Bu yalnızca Gelen Kutusu'ndaki önemli şeyleri bırakır.

Fark ettiğimden çok daha fazla gereksiz e-postam var, bu yüzden bu benim için gerçekten iyi çalışıyor.

Her zaman olduğu gibi, YMMV.

E-postamı düzenlemeyi bıraktım çünkü e-postayı toparlayıp e-postaları biriktirdiğimi hissettim ve sonra aradığımı bulamadım çünkü hangi klasöre koyduğumu bilmiyordum. Outlook 2003 kullanıyorum ve günde 30'dan az ileti alıyorum.

İşte şimdi ne yapacağım:

1. Google Desktop’ı yükledim, çünkü e-postamı bulabildiğim her şeyden daha iyi aramama izin verecek.
2. Gelen Kutumda bir ay e-posta saklıyorum. Bundan sonra, ayrı bir arşive taşıyorum.
3. Kullandığım birkaç klasör var, ancak bunlar çoğunlukla aldığım otomatik e-postalar ve sıklıkla başvurduğum e-postalar için. Bu klasörlerin çoğunda, e-postayı otomatik olarak bu klasöre yerleştiren ve Gelen Kutumu tamamen atlayan bir kural ayarı vardır.

İyi şanslar!