Excel elektronik tablosunu PowerPoint sunumuna bağlayın

Bölümümün izlediği çeşitli eylem kategorileri kategorisinin durumundan haberdar olmaları için çeşitli yönetim düzeyleri için haftalık bir PowerPoint sunumu oluşturmam gerekiyor. Normal işlemler sırasında, bu işlem öğelerinin çoğu birkaç Excel elektronik tablosu üzerinden izlenir. Her bir işlem maddesi kategorisi için ayrı bir elektronik tablo var.

(Evet, farklı bir uygulama kullanmamız gerektiğini ve bu tür şeyleri elektronik tablolar yerine bir veritabanına kaydetmemiz gerektiğini biliyorum. Bu işte çalışıyor, ancak Excel ile takılı kalırken hala bunun için geçici bir düzeltmeye ihtiyacım var.)

Eylem öğelerini izlemek için kullanılan elektronik tablolar çok ayrıntılıdır, ancak sunumun kısa tutulması gerekir, bu yüzden genellikle sunumun bazı özelliklerini çıkarırız. Aşağıda, izleme elektronik tablolarında yaygın olarak bulunan bazı örnek alanlar bulunmaktadır. Kalın yazılmış öğeler sunumda göstermek istediğimiz tek alandır.

• İD
• Başlık
• Açıklama
• durum
• İlerleme notları
• Mevcut Sorumlu Parti
• Etkilenen Müşteri
• Başlangıç ​​tarihi
• Bitiş tarihi
• Proje Kilometre Taşları ve Kilometre Taşı Tarih (ler)
• Belge Referansı

Şu anda, sunum oluşturma süreci Excel elektronik tablolarından manuel olarak geçmeyi ve verileri PowerPoint slaytlarında oluşturulan tablolara kopyalamayı / yapıştırmayı gerektirir. Bununla birlikte, bu işlemi bir dereceye kadar otomatik hale getirebilirsek, daha çok tercih edilir. Ayrıca, bu slaytları her hafta sunumu için güncel tutmaya ek olarak, arşivleme amacıyla aylık olarak statik bir anlık görüntü kaydetme yöntemine ihtiyacım var.

İhtiyacım olan şey, elektronik tabloları sunum slaytlarına bağlamanın bir yoludur. İdeal olarak, çözüm şunları yapabilmelidir:

• Yalnızca her sayfadan gereken sütunları çekin.
• Her sayfadan yalnızca tamamlanmamış eylem öğelerini çekin.
• Kaynak sayfalardaki verileri, minimum kullanıcı eylemi gerektirecek şekilde otomatik veya isteğe bağlı olarak yenileyin.
  • (yani: İsteğe bağlı bir yenileme, sayfa başına yalnızca birkaç tıklama almalıdır - veya daha tercihen, sunumun tamamı için yalnızca birkaç tıklama - ve çok fazla tekrarlayan kopyala / yapıştır / vb. gerektirmez.)
• Veri kümelerinin boyutunu yerleştirmek için gerektiğinde slaytları otomatik olarak ekle / kaldır.
• İsteğe bağlı sunumun statik bir kopyasının kaydedilmesine izin verin.
• Hem Office 2010 hem de Office 2013 ile uyumlu olun.

Tüm bu ihtiyaçlara cevap verebilecek olan elektronik tablolarımı sunuma bağlamanın bir yolu var mı?

Eğer izin verilirse indirmek ve yüklemek "Güç sorgusu" standardı (ve ücretsiz) Microsoft ürünü, bunu yapabilirsiniz. Power Query kullanımı hakkında daha fazla bilgiyi burada bulabilirsiniz . Office 2010 ve sonrasında kullanılabilir. Farklı kaynaklardan gelen verileri seçmek ve birleştirmek için birçok araç sunar.

Senin durumunda, aşağıdakileri yapın:

• Yeni bir Excel çalışma kitabı oluşturun.
• Power Query'i kullanarak ilk eylem listesini Excel sayfanıza yükleyin.
• Diğer eylem listelerini ortaya çıkan tabloya eklemek için "Ekle" yi kullanın. Sonunda, tüm eylem listelerinizin (dinamik olarak bağlantılı) bir birleşik listesine sahip olmalısınız.
• Power Query'i kullanarak sütunları silebilir ve yeniden düzenleyebilir, verileri sıralayabilir ve sütunlara filtreler ayarlayabilirsiniz. Seçim, sıralama ve filtrelemeyi burada yapmalısınız, çünkü sorgunuzu Power Query'de yapın, çünkü bunu Excel'deki son tabloda yaparsanız, tabloyu her güncellediğinizde tüm bu filtreleri yeniden uygulamanız gerekir.
• Çalışma kitabını kaydedin ve Excel'i kapatın.
• Powerpoint'i başlatın ve Şeritteki Ekle sekmesinde Nesne'yi seçin ve "Dosyadan oluştur" u seçin ve yeni oluşturulan Excel çalışma kitabını kombine işlem listeleriyle seçin.

Verileri güncellemeniz gerekiyorsa, Powerpoint sunumunu açın ve Yenile düğmesine tıkladığınızda Excel nesnesini açın ve verileriniz güncellenir. Bu, tüm işlem listelerini güncellemek için yapılan birkaç tıklamayla (harika, doğru mu ?!)

Bu çözüm Office 2010 ve 2013 için çalışıyor.

Son olarak, birden fazla sayfayı yayma ve statik bir kopya kaydetme ile ilgili gereksinimleriniz vardır. Buna cevap yok, ama bunu yapmayı düşünmeni istiyorum:

• Powerpoint'inizin bir "master" versiyonunu, içindeki Excel dosyasına referansla tutun ( ipucu: bu dosyayı salt okunur yapın ).
• Her hafta, yukarıda açıklandığı şekilde birkaç tıklamayla verileri güncelleyin.
• Excel tablosunu kopyalayın (bir sayfa için çok büyük olsa bile) ve resim olarak yapıştırın (Yapıştır - Resim veya Yapıştır - Özel Yapıştır ... - Microsoft Office Graphic Object).
• Artık PowerPoint slaytının tamamını resim üzerinde çoğaltabilir ve her sayfada doğru öğeleri seçmek için kırpma araçlarını (resmi seçip Şerit sekmesinde Resim - Biçim - Kırpma arasından seçim yapabilirsiniz) kullanabilirsiniz.
• Bir resim seçerek PowerPoint sunumunun boyutunu azaltabilir ve Şerit: Resim - Resimleri Sıkıştır ve uygun ayarları seçerek gidebilirsiniz.
• Sonunda, orijinal Excel verilerinin bulunduğu sayfa, sunumun bu haftaki sürümünden silinebilir.

Gerçekten otomatik değildir, ancak verilerinizin düzenlenebilir olmayan bir sürümünü sunumda tutar ve tüm gereksinimlerinizi yerine getirir. Bu yaklaşımın avantajı, tüm çalışmaların Powerpoint sunumunun kendisinden yapılabilmesidir.

İsteğiniz için birkaç adım var ve hepsini ayrıntılı olarak cevaplayamıyorum ancak birkaç parça için size yardımcı olabilirim. Yine de çoğunlukla konsept olacak. Ben bir VBA ıvır zıvırınıyım, bu yüzden önereceğim şey. PowerPoint 2003'e erişebiliyorsanız, 2007'de başlayan makro kaydediciyi çıkardıklarından daha kolay olurdu. Bunu yapamazsanız, bunu yapmak için bir miktar deneme / hata / Googling olacaktır. Neyse ki, yapının çoğu Excel'den taşınıyor ama benzersiz öğeler değil.

Arkaplan) Mevcut işimde buna benzer bir şey yapıyorum. Verilerimde dev bir kütle var ve belirli kriterleri karşılaması ve kayıtların detaylarını içeren bir PowerPoint slaydı oluşturması durumunda bir kaydın parçalarını çıkartıyorum. Benim amacım için, her kayıt kendi slaydını elde ediyor, ancak görünen o ki, çok fazla kayıt gösteren bir tablo içeren bir slayt istiyorum.

Konsept) VBA her veri sayfasında dolaşır, gerekip gerekmediğini görmek için her kaydı kontrol eder, o kayıttan belirli bilgileri çıkarır ve bunu PowerPoint'te bir tablo nesnesine ekler.

1) Yalnızca her sayfadan gerekli olan sütunları çekin
Verileriniz tablodaysa ancak onsuz yönetilebiliyorsa VBA kodunda saklanması en kolay olanıdır. Hangi hücrelerin çıkartılacağını açıkça kodlamanız gerekir, bu yüzden ihtiyacınız olanları kodlayın.

2) Her sayfadan yalnızca tamamlanmamış eylem öğelerini çekin
Durumu çeken koda kontrolleri yazın ve "Kapalı" ya da hangi terim kullanıyorsanız eşit değilse, slaytlara eklemeye devam edin. Aksi takdirde, atlayın ve bir sonraki kayda geçin. İhtiyaçlarım o kadar karmaşık ki, bir kaydın eklenip eklenmeyeceğini anlamak için birkaç yardımcı sütun yaptım ve VBA bunu kontrol ediyor.

3) Otomatik veya isteğe bağlı olarak kaynak sayfalardaki verileri yenileyin, asgari kullanıcı eylemi gerekliyse
, PowerPoint'te VBA Excel'i açabilir ve bu dosyanın içindeki bir makroyu çağırır, böylece güncelleme makrosunu Excel'de çalıştırmak için slaytta bir düğme yapabilirsiniz .

4) İhtiyaç duyulduğunda slaytları otomatik olarak ekle / kaldır
, eski slaytları kaldırarak ve sadece gerektiği kadar ekleyerek başlatacağım veri setlerinin boyutuna uyması için başladım. Tablo nesnesinin boyutunu slaydın boyutuna göre kontrol eden kodda bir şeyler yapabilir ve çok büyüdüğünde, bir slayt ekleyebilir ve üzerinde çalışmaya başlamak için yeni bir tablo nesnesi oluşturabilirsiniz.

5) Hem Office 2010 hem de Office 2013 ile uyumlu olun
Burada hiçbir şey için söz veremem, ancak VBA'daki çoğu şey geriye dönük olarak uyumludur. Eski makroların koptuğunu gördüm, çünkü bazı referanslar kaldırıldı ya da bir şey yaptı, ancak bu sadece bir kez oldu ve bu bir projenin dağınık bir yaratığıydı.

6) Sunumun statik bir kopyasını manuel olarak kaydetme
Her kopya, orijinal Excel sayfasından bağımsız olarak statik bir kopya olduğundan, bu, Dosya> Farklı Kaydet kadar kolaydır.

7) Statik bir kopyayı otomatik
olarak kaydetme Excel'i veya PowerPoint'i otomatik olarak kaydetmek isteyip istemediğinizi söyleyemem ama bu ikisi için de işe yarar. Geliştirdiğim dosyaların yedeğini almak için yazdığım standart bir modülü kullanıyorum, böylece her zaman önceki bir sürüme başvurabilirim. Mine dosya her açıldığında bir yedekleme oluşturmak için yazılmıştır. Nasıl adlandırdığım bağlı olarak, sadece günde bir kez veya saniyede bir kez çalışır. Dosya adındaki tarih biçimini değiştirerek ayda en fazla bir kez çalışacak şekilde değiştirebilirsiniz.

Option Explicit

Function BackupThisFile(Optional AddTimestamp As Boolean = False)

    'Declarations
    Dim fPath As String
    Dim fName As String
    Dim fExt As String
    Dim iExt As Integer
    Const backupFolder As String = "Backups"

    'Get file path
    fPath = ThisWorkbook.path
    If Right(fPath, 1) <> Application.PathSeparator Then fPath = fPath & Application.PathSeparator

    'Add the backup folder name
    fPath = fPath & backupFolder
    If Right(fPath, 1) <> Application.PathSeparator Then fPath = fPath & Application.PathSeparator

    'Create the backup directory if it doesn't already exist
    On Error Resume Next
        MkDir fPath
    On Error GoTo 0

    'Get file name
    fName = ThisWorkbook.Name                   'Get file name with extension
    iExt = InStrRev(fName, ".")                 'Find the . separating name from extension
    fExt = Right(fName, Len(fName) - iExt + 1)  'Saves the extension
    fName = Left(fName, iExt - 1)               'Clips the extension

    'Compile path, file name, date stamp, and extension into one variable
    fPath = fPath & fName & " " & Format(Date, "yyyy-mm-dd")

    'Add timestamp if required
    If AddTimestamp Then fPath = fPath & " " & Format(Now, "hhmmss")

    'Add the file extension
    fPath = fPath & fExt

    'Save a copy if it doesn't already exist
    Dim fso: Set fso = CreateObject("Scripting.FileSystemObject")
    If Not fso.fileExists(fPath) Then ThisWorkbook.SaveCopyAs fPath

End Function