Seyahat masrafları nasıl belgelenir?

Birçok gezgin bir gezi sırasında giderlerini yazmak bulduk. Ancak her zaman kişisel olarak zor buldum, çünkü taksi için ödeme yapmak ve daha sonra acele etmek gibi onu not etmek için yeterli zamanım olmadığı için çok fazla durum var. Bu yüzden oldukça çabuk kayboluyorum.

Giderleri belgelemekle nasıl başa çıkıyorsunuz? Ödemeden sonra her zaman yapar mısınız yoksa akşamları bir araya getirir misiniz? Her bir masrafı mı yoksa sadece büyük masrafları mı yazıyorsunuz?

Ana kaygım, örneğin bir pazarda ödeme veya araba havuzu gibi, makbuz almadığınız masraflarla ilgilidir.

Nakit bazlı harcamalara göre:

Mini cep boyutunda bir dizüstü bilgisayar ve bir golf kalemi (veya beğeninize benzer bir ekipman) taşıyın. Sayfayı tarihlendirin ve sonra her nakit satın alma işlemi yaptığınızda, tutarı not alın ve satın alma işleminin nerede veya ne olduğu hakkında hızlı bir not not edin, böylece daha sonra defterinizi ne zaman yapacağınızı hatırlarsınız. Giderleri ne kadar erken yazarsanız, kesin tutarı ve ne için olduğunu hatırlamak o kadar kolay olacaktır. Not defterinizde hızlı bir not yazmak için zaman eksikliğini tahmin ediyorsanız veya notu, olaydan sonra mümkün olan en kısa sürede yapmak istiyorsanız, geziden önce ve sonra cüzdanınızdaki parayı saymak isteyebilirsiniz (örn. girerken otobüs ücretine ne harcadığınızı yazmak için otobüste).

İzlenecek unsur, öncelikle masrafların izlenmesinin hangi amaç için olduğuna bağlıdır. Sadece bir bütçe dahilinde kaldığınızdan emin olmaya çalışıyorsanız, gelecekteki benzer bir yolculuk için ne kadar ayrılacağınızı tahmin etmeye çalıştığınızdan farklı bir şekilde takip edebilirsiniz. Giderlerde "delikler" takip ediyorsanız (örneğin: başka bir kişi size akşam yemeği için tedavi) muhtemelen bu gider nereye bir not not etmek istiyorum, böylece gelecekteki giderler için tahminlerde ayarlamak için hatırlayabilirsiniz.

Düzenlememe yardımcı olacak üç şey var:

• Açık olmayan makbuzlar üzerinde yazma alışkanlığı içinde olun (örneğin, çoğu kabinde sadece bir tarih bile değil, şehre sahiptir - şimdi AIRPORT için karalamak artık gerisini daha sonra doldurmanıza izin verecektir)
• İşlemediğiniz makbuzları koyduğunuz standart bir yer var (benim için bu, buruşukluklarını önlemeye yardımcı olacak bir not defterinde - bir makbuz almadıysam, genellikle o zaman not defterinde tutarı yazarım)
• Bir özet üzerine yazarak veya bir e-tabloya yazarak makbuzları "işlemek" ve bunu yaptıktan sonra koymak için bir yeriniz olsun.

Özetiniz oldukça standart bir biçime sahipse, nerede bir masrafı kaçırdığınızın farkına varmanıza yardımcı olabilir - bir bakışta belki Salı günü öğle yemeğine giriş olmadığını görebilirsiniz. Birisi bana bir yemek satın alırsa ya da bir taksi paylaşır ve diğer adam her şey için ödeme konusunda ısrar ederse, ben "Joe ödenen" ya da özette bu noktada ne olursa olsun eksik bir makbuz olmadığını biliyorum. Eksik bir makbuz ise, otelden kontrol etmeden önce arayabilir veya numarayı en az yaklaşık olarak hatırlamaya çalışabilirim.

Son olarak, iş gezileri için kullanmak için bir kredi kartı alın ve kesinlikle mümkün olduğunca üzerine koyun. Bir kredi kartı ekstresinden çok şey yeniden inşa edebilirsiniz, ancak "Ben $ 73 ile kasabaya geldim ve 14 $ ile bıraktım" dan, çok değil. Ayrıca, vergileri içeren ayrıntılı listeyi almasanız bile en azından kredi kartı makbuzunu alırsınız.

Homebank'ı tüm kişisel mali işlerim için kullanıyorum . Bazıları GnuCash tarafından da yemin ediyor , ancak gereksiz buluyorum. Homebank daha basit ve önem verdiğim tüm özelliklere sahip.

Genellikle gün boyunca tüm makbuzları toplar ve veritabanına ekleyerek on dakika geçiririm. Bir kartla ödeme yaparsanız ve elektronik bankacılığınız varsa, makbuzları gözden geçirebilir ve bankanızın web sitesinden kesin harcama bilgileri alabilirsiniz (bu, diğer para birimlerinde ödeme yaparken kullanışlı olur, banka döviz kurları resmi olanlardan farklı olabilir ve bazı ek vergiler uygulamak).

Bu biraz disiplin gerektirir - eğer sadece birkaç gün için dosyalamayı atlarsanız, makbuz yığını kolayca geçemeyeceğiniz aşılmaz bir engel haline gelir. Ayrıca, bunu her gün yapmazsanız, bir makbuz almadıysanız, paranızı ne harcadığınızı unutma eğilimindesiniz - onu kolayca takip edemezsiniz.

Giderlere gelince, her birini ekliyorum, böylece gerçek miktarlar ve kitap maçında olanlar. Belirli bir işlemi hatırlayamıyorsanız, her zaman "Diğer" kategorisine koyabilir ve yine de her şeyi dengeleyebilirsiniz. Bunlar zaten küçük bir kerelik alımlar olma eğilimindedir.

küçük bir defter ve bir kalem ya da kalem harikalar yaratıyor. Pil şarj cihazlarına gerek yok :)

Sadece bunu yapmak için tasarlanmış bir Android uygulaması geliştirdim: seyahat ederken giderlerinizi kolayca takip edin. Birden fazla para birimini destekler, giderleri kategorize eder ve bir harita üzerinde izler. Temel amacı bir grup insanın paylaşılan giderlerini takip etmektir, ancak bunu tek bir kişi olarak da kullanabilirsiniz.

Bir göz atın : TravelMoney

Şerefe Francis

Bir arkadaşım ve ben geçen yaz tatile çıktık ve sonunda dengelemek için paylaşılan bir Google E-Tablosu kullandık. Tüm makbuzları sakladığınızdan ve küçük şeyleri yazmak istediğinizden emin olun, ardından e-tabloda bir defter yapın ve değerleri karşılaştırın. Bu aynı zamanda paranın kümülatif olarak nereye gittiğini görme avantajı sağlar (olduğu gibi, konaklama için ödeme yaptıysanız ve bir başkası seyahat için ödeme yaparsa, en fazla paranın nereye gittiğini görebilirsiniz).

En zor bulduğum şey, nakit için ne kullandığımı ve kart için ne kullandığımı kafamda takip etmektir. Nakitle ilgili bir şey, büyük, yuvarlak miktarları geri çekmektir - o zaman kalanları görebilir ve harcanan şey için iyi bir tahmin elde edebilirsiniz.

Sıkı bir bütçeyle olduğum için seyahat ederken masrafları takip etmeyi seviyorum, ancak sevmediğim şey tüm faturalarımın nerede olduğunu takip etmektir! Diğer yanıtların çoğu şunu gösteriyor gibi görünüyor: makbuzları saklayın, ardından izlemek için başka bir şey kullanın.

Tipik olarak, yaptığım şey, telefonumdaki Evernote'un uygulamasında bir makbuzun resmini çekmeyi alışkanlık haline getirmem . (Evernote'u yalnızca WiFi ağları üzerinden senkronize edilecek şekilde ayarladım, böylece yavaş mobil ağlara yüklemek zorunda kalmam. Yine de yerel bir kopya tutar.) Sonra, makbuzlarımı kaybetmem ya da kaybetmemem önemli değil. Aynı notta, makbuz almadığınız masrafları hızlı bir şekilde yazabilir veya kaydedebilirsiniz. Bu hızlı ve basit bir işlemdir ve daha sonra geri döndüğünüzde ve masrafları dosyalamak zorunda kaldıktan sonra, bir seferde onları toplayabilir ve ekleyebilirsiniz.

Bu yöntem benim için yeterince iyi çalışıyor. Sanırım bir noktada, hangi yöntemi kullanırsanız kullanın, onu bir alışkanlık haline getirmelisiniz! "Ama nakit para harcıyorum! Günde birden çok kez! Ve sonra hepsini unutuyorum!" ama bunun gerçek bir cevabı yok. :)

Giderlerimi takip etmek için bir Uygulama yaptım ... Bunu burada bulabilirsiniz: https://itunes.apple.com/us/app/share-travel-expense/id808843677?l=it&ls=1&mt=8

Seyahatlerinizde veya hafta sonu geceleri arkadaşlarınızla giderlerinizi takip edin. Paranızı nasıl harcadığınızı, nerede harcadığınızı, ne kadar, kiminle ve partinizdeki herkesin katkısı olduğunu kaydedin. Her an size ne kadar geri ödeme yapılacağını ve ne kadar sahip olduğunuzu bileceksiniz.

• Arkadaşlarınız için kullanıcı profili oluşturun ve bunları seyahatinize ekleyin.
• Giderlerinizi ekleyin.
• Arkadaşlarınızın her birinin katkısını ekleyin.
• Her an sizin ve arkadaşlarınızın ne kadar harcadığını bilin.
• Seyahatlerinizdeki harcamalarınızı takip etmek için bir harita oluşturun.
• Tüm seyahat arkadaşlarınıza bir özet posta gönderin.
• Seyahat arkadaşlarınızı Adres Defterinizden içe aktarın.
• Uygulamayı test etmek için önceden oluşturulan gezi.