Kuruluş için Google Dokümanlarını düzenlemeye ilişkin en iyi uygulamalar nelerdir? [kapalı]

Şirketimin 20 kişi var. Hepimiz Google Dokümanlar kullanıyoruz. Dokümanları yoluma göndermeye devam ederken, onları (koleksiyonlar aracılığıyla) organize ediyorum, ancak diğer herkesin de onları organize ettiğini fark ediyorum. Bu harika bir özellik, ancak dokümanları düzenlemenin daha iyi bir yolu var gibi görünüyor, böylece diğerleri onları bulabilir ve herkesin organize etmesi gerekmez.

Kuruluşun tamamı için Google Dokümanlarını düzenlemeye yönelik en iyi uygulamalar için kaynaklar konusunda önerisi olan var mı?

Koleksiyonları kullanabileceğimi ve bireysel dokümanlar yerine paylaşabileceğimi biliyorum.

Şirketimizde Google Apps ve dolayısıyla Google Dokümanlar kullanıyoruz. İdari bakış açımdan, [Servis Ayarları] adlı fana tıklayabilirim, sonra [Dokümanlar ayarları] ve bu sayfada [paylaşım seçenekleri] 'ni seçebilirim. Şöyle görünüyor:

Paylaşım seçenekleri Dışında [Şirket]

Kullanıcılarınız için izin vermek istediğiniz en yüksek paylaşım düzeyini seçin:

• () Kullanıcılar [Şirket] dışında doküman paylaşamaz

  [_] Kullanıcıların dışarıdan belge almasına izin verin [Şirket]

• (x) Kullanıcılar [Şirket] dışında belge paylaşabilir

  [_] [Şirket] dışında paylaşımda bulunurken kullanıcıları uyarın

Belge görünürlüğü

Yeni oluşturulan dokümanlar için varsayılan görünürlüğü seçin:

• (x) [Şirket]

  [Company] kuruluşundaki kişiler bulabilir ve erişebilir.

• (_) [Company] kuruluşunda bağlantıya sahip olan kişiler

  [Company] kuruluşunda bağlantıya sahip olan kişiler erişebilir.

• (_) Özel

  Yalnızca açıkça izin verilen kişiler erişebilir.

Google Dokümanlar'daki koleksiyonlar da paylaşılabilir. Dolayısıyla, dokümanları koleksiyonlarda organize etmenin standart bir yoluna sahip olmak istiyorsanız, tüm koleksiyon şirketinizde paylaşılabilir .

30 kişilik bir şirket için ana yönetici olarak yeni aldım. Uyguladığım en kullanışlı organizasyon tekniklerinden biri, paylaşım için google gruplarını kullanmaktır ... Artık tek tek dosyaları çalışanlarla paylaşmanız veya artık erişime ihtiyaç duymadığında kaldırmanız gerekmiyor. Bunları gruba kaldırmanız veya gruba eklemeniz yeterlidir. Bitti.