Markanızı korumak için Microsoft Word'ü nasıl kilitleyebilirim?

Kuruluşumuzu birkaç yıl önce yeniden markalaştırdım ve antetli kağıt, form ve uzun belgeler gibi şeyler için çok "kullanımı kolay" Word şablonları oluşturduğumu yarattım. İş arkadaşlarımın istediği kadar iyi, kelime meraklısı değiller ve / veya yaratıcı dahiler olduklarını düşünüyorlar ve genellikle yaratmak için çok çalıştığım marka ve stil rehberini yok ediyorlar. Word'ü kilitlemeyi denedim ama oldukça ilginç ve insanların Göster / Gizle'yi açmak veya Word stillerinin nasıl çalıştığını öğrenmek için çok fazla baş ağrısına neden oldu. Ayrıca proaktif olarak Word'ü "doğru" şekilde nasıl kullanacakları konusunda eğitmeye çalıştım, ama bu sadece işe yaramıyor. Mükemmel bir dünyada, tüm belgelerin halka açılmadan önce tasarımlarını sağlayabileceğim ofisime gelmesini isterdim, ama bu burada mümkün değil.

Herkes markamızı korumak ve iş arkadaşlarının kendi belgelerini yazmasına izin vermek için en iyi yolu önerebilir mi? Farklı yazılım, iş akışı, herhangi bir şey ???

Bu bir politika sorunu, teknoloji değil.

Görsel öğelerin uygun kullanımını ve onlarla ne yapılacağını ve ne yapılacağını gösteren bir tür marka kimlik tarzı kılavuz belgeniz olmalıdır.

Şablonlar bir nezaket olarak sağlanabilir - ancak bir politika olmalıdır: "Tüm dağıtılan malzemeler Stil Rehberine uygun olmalıdır. Tüm pazarlama malzemeleri üretim ve dağıtım için çıkış yapmadan önce [adınızı veya departmanınızı ekleyin] tarafından incelenmelidir. ."

DA01'in yorumuna% 100 katılıyorum. Yukarıdan bir tür yetki verilmeden, herhangi bir teknik girişim istenildiği zaman baltalanabilir.

Ancak, Word'ün "Belgeyi Koru" özelliği vardır. Office 2003'te yalnızca yorumların düzenlenmesine izin verdi. Office 2007'den itibaren formlar oluşturabilir ve yalnızca formların düzenlenmesine izin verebilirsiniz. Oldukça iyi bir kontrol sağlıyor gibi görünüyor, ancak tasarımlarınızı nasıl etkileyeceğinden emin değilim (yani, çok sayfalı düzenler, vb.)

Bunun pratikte ne kadar iyi çalıştığını bilmiyorum. Excel'de Çalışma Kitabını / Çalışma Sayfasını Koru oldukça düzenli olarak kullandım (iyi sonuçlarla), ancak korumalı bir Word belgesini dağıtmaya çalışmadım. İyi şanslar!

Bu iletişim kutusunu almak için İnceleme şeridi sekmesindeki "Belgeyi Koru" yu tıklayın:

• Üstbilginizi ve / veya altbilginizi istediğiniz gibi ayarlayın.
• Belgenin ilk satırına Sürekli bir kesme ekleyin.
• Belgenizin kalanını istediğiniz gibi oluşturun.
• İlk bölümün (Sürekli moladan önceki bölüm) korunan tek bölüm olduğundan emin olarak belgeyi form olarak koruyun.
• Belgenizi kaydedin.

Ne için yazıyor? Fiziksel teslimat mı yoksa elektronik teslimat mı?

Fiziksel dağıtım - ticari bir baskı makinesi tarafından basılan bir masthead / antetli kağıt bulundurun. Ardından çalışanların ofis yazıcılarında bu önceden basılmış parçaları kullanmasını sağlayın. Önceden yazdırılmış grafikleri aşmamak için yalnızca bir Word çerçevesi sağlayın.

Elektronik dağıtım - Yapılması gereken çok şey olduğunu sanmıyorum. Kelime ... iyi ... Kelime.

Bu muhtemelen daha küçük kuruluşlar için bir seçenek değildir, ancak daha büyük şirketler iş akışlarında belge hazırlama sistemleri kullanabilirler.

İçerik bir dizi form veya sadece normal bir kelime işlemci ile hazırlanır. Daha sonra LaTeX, ConTeXt, Halibut, vs. gibi uygun şablonu uygulayacak bir belge hazırlama sistemine dağıtılacaktır.

Birçok ECM çözümü bu tür işlevsellik sağlar. Mevcut fiziksel belgeleri bile tarayabilir, dijitalleştirebilir ve markanızla uyumlu bir PDF çıktısı alabilirsiniz.

Ayrıca, bunu denemedim, ancak sözde InCopy ve InDesign, küçük kuruluşlarda bile tasarımcılar ve metin yazarları arasında yönetilen iş akışlarını uygulamak için kullanılabilir.

Word 2010'da, şablonların düzenlenmesini, içerik düzenlemeye (biçim değişikliği olmadan) izin vermek için kısıtlayabilirsiniz, bu da iyi bir anlaşma sağlar. Araç çubuklarında "İncele" yi açın "Düzenlemeyi Kısıtla" yı seçin ve ardından ihtiyaçlarınıza göre yapılandırın.