Çok az BT odağı olan ya da ortak sorunları çözmek için tam zamanlı personel bulunmayan şirketler için posta taşıma işlemleri yapmak için çok zaman harcadım. Sonuç olarak, e-posta kullanımını ve en iyi süreçleri düzenleyen politikalar hiçbir zaman oluşturulmamıştır. Bu ortamlardaki son kullanıcılar teknik değildir ve değişime direnme eğilimindedir.
Posta platformlarını değiştirme / taşıma / yükseltme mekaniğini kesinlikle anlıyorum. Çoğu durumda, firmaların Linux tabanlı POP3 veya IMAP'den Microsoft Exchange'e geçmelerine yardımcı oluyorum. Bu tür bir hareket, çok sayıda kullanıcının kötü alışkanlıklarını ortaya çıkarır.
Endişem tamamen geçmişte karşılaştığım e-posta panosu sorunlarıyla ilgili disk alanı ile ilgili değil ; her şirkette daima bir tane vardır . Belirli bir firma ile çalıştığımda sıkça gördüğüm sorunlar ve istismarlarla ilgili.
Son göç sırasında şunları gördüm:
CC:Her e-postada kendileri olan kullanıcılar (muhtemelen ileti dizilerini takip etmenin bir yolu olarak?).300 Megabyte mesajları içinde gönderilen öğeler klasöründe?!?
Outlook gönderen kişiler giden her iletinin makbuzlarını okur .
İlgili her kişi için alt klasörleri saklayan kullanıcılar . Bazen elle. Bazen çok kırık istemci tarafı kuralları ile.
Alt klasörlerin aşırı organizasyonu . (içinde sadece bir mesaj bulunan bazı klasörler).
Gelen Kutusu altındaki alt klasörler (Bunun kötü bir uygulama olup olmadığından emin değilim, ancak yanlış geliyor ).
Öncelik Bayraklarının rasgele kullanımı. Herşey Yüksek Önemlidir !!
Gönderilmiş Öğeler klasöründe 4 yıldan fazla e-posta .
Gelen Kutusunda 25.000 veya daha fazla öğe (büyük bir yüzdesi okunmamış olarak).
15.000 veya daha büyük mesajlar içinde Silinmiş Öğeler klasörüne.
Taslaklar klasöründe 24.000 öğeye sahip bir kullanıcı ! (yanlış uygulanan bir istemci tarafı kuralının sonucu).
Kontrolden çıkan otomatik arşivler.
Bu nasıl oluyor?
- E-posta nispeten yeni mi ve kullanıcılar onu nasıl iyi kullanacakları konusunda eğitilmiyor mu?
- Silinmiş Öğeler klasörünün tek tuşla dosyalama sistemi olması bir kullanıcı arayüzü sorunu mu?
- Yöneticiler, eylemlerin düzeltilmesine nazikçe yardımcı olmak için üzerlerine düşeni yapmıyor mu?
- Kullanıcıların temel e-posta ile ilgili sorunları varsa, onlara ofis dışında yanıtlar ve grup takvimi (yemin) nasıl çalışacağını öğretme zorluğunu nasıl çözebilirim?
Benim sorum, bir kişinin e-postasını nasıl yöneteceğine dair standart bir yönerge seti olup olmadığıdır. (bir broşür bile?)
Kullanıcı eğitimi sorunları bu dağıtımları yavaşlatma eğilimindedir çünkü insanların çeşitli yollarla ulaştığı iş akışını değiştiriyorum. Ve bu, bir örgütün tüm düzeylerindeki / rollerindeki insanları etkilediğinde, yerinde bir standart yok gibi görünüyor.