Outlook E-posta Kötüye Kullanma - E-posta görgü kuralları Kılavuzu?


11

Çok az BT odağı olan ya da ortak sorunları çözmek için tam zamanlı personel bulunmayan şirketler için posta taşıma işlemleri yapmak için çok zaman harcadım. Sonuç olarak, e-posta kullanımını ve en iyi süreçleri düzenleyen politikalar hiçbir zaman oluşturulmamıştır. Bu ortamlardaki son kullanıcılar teknik değildir ve değişime direnme eğilimindedir.

Posta platformlarını değiştirme / taşıma / yükseltme mekaniğini kesinlikle anlıyorum. Çoğu durumda, firmaların Linux tabanlı POP3 veya IMAP'den Microsoft Exchange'e geçmelerine yardımcı oluyorum. Bu tür bir hareket, çok sayıda kullanıcının kötü alışkanlıklarını ortaya çıkarır.

Endişem tamamen geçmişte karşılaştığım e-posta panosu sorunlarıyla ilgili disk alanı ile ilgili değil ; her şirkette daima bir tane vardır . Belirli bir firma ile çalıştığımda sıkça gördüğüm sorunlar ve istismarlarla ilgili.

Son göç sırasında şunları gördüm:

  • CC:Her e-postada kendileri olan kullanıcılar (muhtemelen ileti dizilerini takip etmenin bir yolu olarak?).

  • 300 Megabyte mesajları içinde gönderilen öğeler klasöründe?!?

  • Outlook gönderen kişiler giden her iletinin makbuzlarını okur .

  • İlgili her kişi için alt klasörleri saklayan kullanıcılar . Bazen elle. Bazen çok kırık istemci tarafı kuralları ile.

  • Alt klasörlerin aşırı organizasyonu . (içinde sadece bir mesaj bulunan bazı klasörler).

  • Gelen Kutusu altındaki alt klasörler (Bunun kötü bir uygulama olup olmadığından emin değilim, ancak yanlış geliyor ).

  • Öncelik Bayraklarının rasgele kullanımı. Herşey Yüksek Önemlidir !!

  • Gönderilmiş Öğeler klasöründe 4 yıldan fazla e-posta .

  • Gelen Kutusunda 25.000 veya daha fazla öğe (büyük bir yüzdesi okunmamış olarak).

  • 15.000 veya daha büyük mesajlar içinde Silinmiş Öğeler klasörüne.

  • Taslaklar klasöründe 24.000 öğeye sahip bir kullanıcı ! (yanlış uygulanan bir istemci tarafı kuralının sonucu).

  • Kontrolden çıkan otomatik arşivler.

Bu nasıl oluyor?

  • E-posta nispeten yeni mi ve kullanıcılar onu nasıl iyi kullanacakları konusunda eğitilmiyor mu?
  • Silinmiş Öğeler klasörünün tek tuşla dosyalama sistemi olması bir kullanıcı arayüzü sorunu mu?
  • Yöneticiler, eylemlerin düzeltilmesine nazikçe yardımcı olmak için üzerlerine düşeni yapmıyor mu?
  • Kullanıcıların temel e-posta ile ilgili sorunları varsa, onlara ofis dışında yanıtlar ve grup takvimi (yemin) nasıl çalışacağını öğretme zorluğunu nasıl çözebilirim?

Benim sorum, bir kişinin e-postasını nasıl yöneteceğine dair standart bir yönerge seti olup olmadığıdır. (bir broşür bile?)

Kullanıcı eğitimi sorunları bu dağıtımları yavaşlatma eğilimindedir çünkü insanların çeşitli yollarla ulaştığı iş akışını değiştiriyorum. Ve bu, bir örgütün tüm düzeylerindeki / rollerindeki insanları etkilediğinde, yerinde bir standart yok gibi görünüyor.

Yanıtlar:


9

Bu gibi durumlar birkaç faktörün sonucudur:

  • Posta kullanımı konusunda resmi eğitim yok
  • Tatil kuralları ve otomatik dosyalamaların nasıl ayarlanacağı gibi ortak görevlerin halk bilgeliği tabanlı iletimi
  • Hiçbir şeyi silmediği için acı eksikliği

Bu günlerde, genel işgücünün çoğunluğunun tüm kariyerlerini e-postayla ele aldığı noktada değiliz ama oraya varıyor. Ama kesinlikle on yıldan fazla bir süredir bununla uğraşan insanlar için% 50 puanını aştık, bu yüzden hala orada çok fazla kötü geçmiş uygulaması var.

En son ilgilendiğim Exchange ortamında bu sorunların hepsi vardı. Bazıları Exchange'in Outlook dışı arabirimlerinde .... yan etkileri olan belirli bir azınlıktan kaynaklanıyordu. Bazıları sağa, sonra beş yıl yalnız bırakılana kadar rastgele sallanmanın sonucuydu.

E-posta yönetimi son derece kişisel bir şeydir ve The Man tarafından yüksek sesle şeyleri dosyalamaya zorlanır, çünkü bazı aptal broşürler olması gerektiği gibi olduğunu sıcak bir şekilde karşılanmaz. Son derece küçük posta kutusu kotaları olan ortamlarda, çok fazla klasör örneğinize benzeyen sıra dışı boyuttaki PST dosyaları elde edersiniz.

Kullanıcıları eğitmek için biraz zaman harcadığımız yer:

  • Silinmiş Öğeler klasörü bir dosya dolabı değil. Aslında boşaltın! Otomatik silme işlemini nasıl ayarlayacağınız aşağıda açıklanmıştır ...
  • İşyeri dışında bir kural oluştururken, bazı yönergeler aşağıda verilmiştir.
  • "Posta kutunuz çok büyük" e-postaları aldığınızda bunu yapabilirsiniz.

Kısacası, ağrı alanlarına odaklandık. Bir kullanıcının günlük yazışmaları koymak için günde bir klasör oluşturup oluşturmadığını veya tümünü Gelen Kutusunda bırakıp umursa ne zaman aradığını (gmail tarzı!) Umursamadık.

  • Silinmiş Öğeler Bir taşıma sırasında sistem genelinde silinen öğelerin sifonunu çektiğimizde gerçekten huysuz olan kullanıcılarımız vardı. Bu yüzden çöp kutusunu bir dosya dolabı olarak kullanmaktan vazgeçirmek için bazı şeyler yazdık.
  • İşyeri dışında kurallar Yüksek sistem yöneticileri, kötü yazılmış OO kurallarının ayarlarının kaldırılması için yardım masası isteklerini yerine getirmekten bıkmışlardı, bu yüzden iyi bir kuralın nasıl oluşturulacağı konusunda bazı eğitimler yazdık.
  • Posta kutusu çok büyük Posta kotalarımız vardı, çünkü yapmak zorundaydık. Bu yüzden altında kalmanın yolları hakkında doktor yazdık. Zamanla, sık broşürlerimiz posta tutma yollarını değiştirdiler.

Uyguladığımız tek standartlar:

  • Posta kutunuzu belirli bir boyutun altında tutun (bunu yapmanın bazı yolları aşağıda verilmiştir)
  • OO mesajları ile can sıkıcı olmayın
  • Posta şifrenizi sekreterinize bile vermeyin. Demek istiyoruz. İşte nasıl delege oluyorsunuz ...

Büyük dosyalar göndermeye ne dersiniz? Ek depolama alanını kolaylaştırmak için herhangi bir şey yapıyor musunuz?
ewwhite

1
@wwhite Yardım MasasıMaksimum boyutlarımız hakkında SSS. Büyük sistemlerin sürtünmeyi en aza indirmesine izin verilen şeyleri yansıtmaya çalıştık ("Google'a bile gönderemezsiniz, neden şikayet ediyorsunuz?").
sysadmin1138

Ayrıca, postaları silinen öğelere göndermekten vazgeçirmek için ne yaptınız?
ewwhite

2
@whwhite Önce herkesi tüm çöp kutularını temizleyen Exchange 2007'ye taşıdık. Diş ağlama ve diş ipucu. Yardım Masası halkımız en büyük gnasher'ları eğitmek için zaman harcadı ve daha iyi sıralama ve otomatik arşivleme yapmalarına yardımcı oldu. İkincisi, birisi yeterli posta kotasından şikayet etmediğinde, bakmak için bir minyon gönderdik; ve otomatik arşiv oluşturmadılarsa, bunu yapmalarına yardımcı olduk. Bir sürü el tutma, elbette, ancak kararlı profesörler bunu gerektirir.
sysadmin1138

2

"Kötü" e-posta kullanıcıları ile uğraşmayı denemek için evdeki posta kutunuzun benzetmesini seviyorum.

Tüm açılmamış spam'larınızı posta kutunuzda bırakmazsınız, faturalarınızı, yeğeninizin resmini hayvanat bahçesinde veya orada başka bir şeyde kaydetmezsiniz. Çıkarın ve atın ya da güvenli tutmak için başka bir yere koyun. E-posta posta kutunuza, ev posta kutunuz gibi davranın.

Bununla birlikte, kullanıcı eğitimi ve uygun eğitim uzun bir yol kat etmektedir. Posta kutusu sınırlarını mantıklı bir şekilde uygularız ve sorunlardan kaçınmak için gönderme ve alma boyut sınırlamalarını google'ınkiyle hizalarız. Ne olursa olsun, her zaman onunla uğraşmak zorunda kalmadan her şeyin "sadece çalışması gerektiğini" düşünen bir kullanıcı olacaktır (yani, birikim yıllarında bir noktada posta kutunuzu temizleyin).


1
İlginç. Mevcut Google Gmail sınırları nedir?
ewwhite

Son kontrol ettiklerinde 25MB gönderme / alma olduğunu. Daha önce bizimki 10MB olarak ayarlanmıştı, bu da müşterilerin gmail'den mesaj alacağı veya barındırılan alan adlarıyla ilgili sorunlara neden oldu.
HostBits
Sitemizi kullandığınızda şunları okuyup anladığınızı kabul etmiş olursunuz: Çerez Politikası ve Gizlilik Politikası.
Licensed under cc by-sa 3.0 with attribution required.